Delo v skupini

Skupina zaposlenih, ki sodeluje, vidi več novih priložnosti in možnosti, ki jih posameznik ne opazi. Skupinsko delo izboljšuje medsebojno komuniciranje in tako pospešuje pretok različnih informacij. Sprejemanje odločitev je zato hitrejše in boljše. Primeri, ki dokazujejo uspešnost takšnega načina dela, so številni: V podjetju Honywell Building Control so tako skrajšali razvoj novih izdelkov za 50 odstotkov, znižali proizvodne stroške za 10 odstotkov in zmanjšali število okvar na minimum. Ford je ta način uspešno uporabil pri razvoju modela Probe.

Kako ga organizirati?

In kakšni problemi lahko ob tem nastanejo?

Ne smemo pozabiti, da team ni stroj, temveč skupina ljudi z vsemi svojimi posebnostmi, dobrimi in slabimi. Nobenega uspeha ne bo, če boste kot podjetnik zgolj določili nekatere zaposlene in jim predpisali delo v skupini pri neki nalogi, potem pa kot stranski opazovalec čakali na želene rezultate. Delo v skupini je treba vseskozi usmerjati in veliko pozornosti posvetiti negovanju odnosov med posameznimi člani skupine.

Ob ustanovitvi delovne skupine zberemo v delovnem kolektivu člane z različnim strokovnim znanjem. Število članov skupine naj ne bo preveliko. Menedžerji podjetij, ki imajo s tovrstnim organiziranjem veliko izkušenj, menijo, da je najboljše, če se število članov skupine giblje od 6 do 11. Vsakemu posebej je treba razložiti, zakaj je izbran za takšno nalogo in kaj se od njega pričakuje. Temu sledi soočanje različnih pogledov in reševanje morebitnih nasprotij ter nesporazumov.

Zaupanje in opredeljevanje nalog

Prvi dve fazi sta zelo pomembni za uspešno delo. Gre za ustvarjanje zaupanja, zato mora podjetnik, ki je na čelu takšne skupine, storiti naslednje:
- postaviti jasne cilje, na trdnih in realnih temeljih,
- biti odprt, pošten in pripravljen poslušati,
- vsem udeležencem posvečati enako pozornost,
- dejansko upoštevati njihova mnenja in njihove potrebe.

Zaupanje med člani in njihovim vodjo mora biti obojestransko. Ko so odpravljeni pomisleki, ki jih poraja negotovost ob dodelitvi nove naloge, se lahko lotijo naslednjega koraka: opredeljevanje nalog. Člani skupine se morajo prepoznati v novih vlogah. Svoje delo začenjajo usmerjati ciljno ob sodelovanju z drugimi. Za podjetnika, ki želi oblikovati delovno skupino, je pomembno, da s svojim zgledom pritegne k delu ostale člane, ob tem pa mora biti pripravljen tudi na to, da jim prisluhne. Dobri vodje so ljudje akcije in dobri poslušalci. Vodilni v delovni skupini mora ostalim pojasniti pomen zadane naloge in njen vpliv na položaj podjetja kot celote. Skupina, ki se zaveda pomembnosti svojega poslanstva, bo pri delu učinkovitejša. Širše nakazana perspektiva pa bo sodelujočim porodila tudi nove zamisli za reševanje zadanih nalog.

Posamezni člani skupine oblikujejo operativni načrt svojega dela v sodelovanju s sodelavci, vodilni pa mora biti pri tem usmerjevalec, povezovalec in sodelavec. Določiti in primerno predstaviti mora:
- količinske in časovne okvire zadane naloge,
- pričakovane rezultate (pokažite zaposlenim visoka pričakovanja) in
- tistega, ki mu je zastavljeno delo namenjeno.

Kljub višje nakazanim pričakovanjem morajo biti postavljeni realni cilji, saj previsoko postavljena pričakovanja pripeljejo do razpoloženja, ki ubija delovno vnemo. Pri delu se je dobro osredotočiti na kratkoročne cilje. Najdaljši rok za posamezno nalogo naj ne presega obdobja šestih mesecev, spodnja meja pa naj bo vsaj mesec dni. Število zadanih nalog v nekem časovnem obdobju ne sme biti preveliko, saj to razprši in zavre učinkovitost delovnih prizadevanj. Če si bomo zastavili cilje za krajša obdobja, se bomo lažje prilagajali dejanskim razmeram, prav tako pa bomo lahko hitreje spreminjali osnovno smer delovanja.

Po teh pripravljalnih korakih vodja prevzame pomembno vlogo tistega, ki navdušuje in motivira druge za akcijo. Članom skupine je treba pokazati najprej lastno zanesljivost, poleg navodil pa jim moramo dati tudi pooblastila za njihovo lastno odločanje. Dober vodja mora biti tudi dober delavec. Njegova vloga ne more temeljiti zgolj na ukazih in navodilih. Bolj kot to, kaj je treba storiti, je pomembno pojasniti, kakšen je pomen zadane naloge, kaj bo prinesla vsem sodelujočim in delovnemu kolektivu kot celoti. Le ob tej zavesti se bo med člani sprožilo sodelovanje, ki ga sicer ob golem izpolnjevanju navodil ne moremo ustvariti. Pomembno je, da je delo nedvoumno razdeljeno med sodelujoče, saj se med potekom pojavijo opravila, ki nikomur niso prijetna in bi se jim brez predhodne opredelitve vsakdo lahko izognil. Ko se v skupini pojavijo napetosti in spori, jih je treba sproti reševati. Kopičenje problemov pogubno vpliva na delo, saj se med seboj sprti sodelavci namesto sodelovanju posvetijo medsebojnemu obračunavanju in onemogočanju.

Spremembe so pozitivne!

Zaposlene, ki rešujejo neki problem sodelovalno, je treba opozoriti in primerno pripraviti tudi na spremembe. Te namreč porajajo občutek negotovosti, saj zahtevajo prilagajanje. Ob njih najprej pomislimo na to, kaj bomo izgubili. Od zaposlenih lahko pričakujemo tudi dodatne zahteve po pojasnilih, po dodatnih sredstvih za delo itd. Vse to je posledica odpora do teh sprememb. Ljudje namreč težimo k udobju hoje po že uveljavljenih in znanih poteh. Nevarnost, da se člani skupine družno umaknejo pred novimi izzivi, je torej velika. Za uspešno prilagajanje spremembam je treba predvideti, kakšna sprememba se lahko pojavi. Člani skupine morajo dobiti navodila in pooblastila za ravnanje v primeru takih ali drugačnih sprememb. Podjetnik kot vodja in koordinator delovne skupine mora biti pripravljen z odgovori na vprašanja, ki jih takšne spremembe porajajo. Posredovati mora vse informacije, ki so potrebne za ravnanje v spremenjenih razmerah. Za te namene je najboljše vzpostaviti mrežo stikov med člani skupine in njihovim okoljem, od koder črpajo vse za delo potrebne informacije in dobivajo oporo za delo. Zato: predstavite zaposlenim vse vire informacij in jim omogočite dostop do njih!

Pri članih delovne skupine je treba dopuščati in tolerirati tudi napake. Delo pri novih nalogah ob soočanju s spremembami zahteva tveganje. Ob policijskem odnosu do vseh spodrsljajev, ki so posledica novih iskanj, nihče več ne bo utiral novih poti in iskal novih rešitev, saj ne bo pripravljen tvegati. Med zaposlene je ob spremembah treba vnesti pozitivna pričakovanja, vezana na spremembe. Nihče se jim ne bo uprl, če bo zaznal, da pomenijo spremembe možnost za boljše delo in večji zaslužek. Sprememb se je treba lotevati postopno, sicer je zalogaj lahko prevelik. Vodja delovne skupine mora predstaviti tudi, kako si zamišlja stanje po spremembah. Takšna vizija je kot svetilnik pri iskanju novih rešitev v negotovosti, ki jo le-te porajajo.

Skupno delo bo ob upoštevanju navedenih spoznanj imelo več možnosti, da postane primeren odgovor na vse hitrejše spremembe v okolju. Podjetje tako ne bo več samo združba bolj ali manj uspešnih posameznikov, temveč prostor, kjer bodo v ozračju sodelovanja, v manjših delovnih skupinah, zaposleni hitreje in bolje gradili prihodnost celotnega kolektiva.

Uspešni vodje se med sabo po metodah dela razlikujejo.
Na to kažeta primera dveh različnih vodij:

Janez je vodja manjšega obrata. Ob svoji osnovni zaposlitvi pa sodeluje s predlogi pri pripravljanju programa motivacije in dodatnega internega izobraževanja zaposlenih. Dober je tudi pri reševanju pritožb zaposlenih. Je energičen, ima ideje in prevzema pobude. Nenehno skuša izboljševati delo na svojem področju. K delu pa zna pritegniti tudi druge. Sprašuje jih za mnenja in jih prosi za pomoč. Uspešno vodi skupino sodelavcev za nadzor in uvajanje kakovosti v podjetju.

Miha je odgovorni inženir srednje velikega podjetja. V nasprotju z Janezom je miren in manj opazen. Vodi skupino zaposlenih z različno strokovno izobrazbo, njihova naloga pa je uvajanje inovativnih metod pri razvoju izdelkov. Kot vodja te skupine je zelo uspešen. Njegovi sodelavci pravijo, da jim je v veliko pomoč, saj dobro usmerja njihova prizadevanja. On je tisti, ki zna dobro postaviti cilje in za tem s svojimi predlogi navdihuje prizadevanja sodelavcev, da se ne odmaknejo od poti, ki vodi k želenemu cilju.

Ne na silo, bodite psiholog!

Za vzpostavljanje sodelovalnih in dobrih, predvsem pa produktivnih odnosov je pomembno, da vodja zna oceniti značilnosti in posebnosti vsakega od članov skupine. Glede na določene značilnosti, ki so pomembne za vključevanje v skupinsko delo, pa je mogoče določiti nekaj osnovnih osebnostnih tipov. To so:

- analitični (svoja dejanja oblikujejo na podlagi predhodnega razmisleka),
- komunikativni (radi izmenjujejo svoje poglede).
- iniciativni (želijo, da je delo kar najhitreje opravljeno po njihovi zamisli),
- zanosni (vsega se lotevajo z navdušenjem, ustvarjalno in na podlagi čustev in občutkov).

Podjetnik kot vodja skupine se mora zavedati, da njegovi sodelavci iščejo možnost uveljavitve in samopotrditve. Želijo pa si tudi, da bi drugi upoštevali njihove posebnosti. Zato je za uspešno delo v skupini treba spoznati osebni stil vsakega posameznika. Če imate na primer opraviti z analitičnim tipom, pozabite na čustva in občutja. Sodelavcu predstavite problem jasno in logično. Zanosni ljudje pa morajo "začutiti" projekt in vključiti svoja čustva. Za delo s takšnimi ljudmi morate biti odprti in neposredni. Če se vam z delom mudi, je dobro vedeti, da je ta tip ljudi sposoben hitrega ukrepanja.