Direktorski informacijski sistemi

V poslovnem svetu, ki se vrti vse hitreje, je meja med uspehom in neuspehom čedalje tanjša. Zaradi hudega tempa je treba poslovne priložnosti na domačem ali globalnem trgu marsikdaj “zgrabiti” takoj, sicer to stori konkurenca. Ta pa neprestano pritiska na zniževanje cen, kar sili vsako podjetje k zniževanju nabavnih stroškov, k zniževanju notranjih stroškov ter k iskanju možnosti za čim večjo dodano vrednost.

V tako spremenjenem okolju potrebuje podjetnik povsem drugačno informacijsko podporo kot v preteklih časih. Dober nadzor in upravljanje sta dandanes možni le z neprestanim spremljanjem in analizo vseh podatkovnih tokov ključnih procesov v podjetju ter z ukrepanjem na podlagi rezultatov analiz. Za hitro odzivanje na tržne spremembe so potrebne informacije, ki morajo biti pravočasne in pravilne, usmerjene ne samo v preteklost, temveč tudi v prihodnost in predvsem na voljo “odločevalcem” ob pravem času.

V tolikšni poplavi podatkov danes to ne bi smel biti problem. Podatkov po podjetjih je ogromno, še preveč; različnih programov (preglednice, poslovni programi) prav tako... Pa ni čisto tako. Podatkov je res veliko; razstreseni so po najrazličnejših mestih (v preglednicah v namiznem računalniku, v bazah podatkov, v poslovni programski opremi v strežniku), kjer so v najrazličnejših oblikah. Vendar to še niso kakovostne informacije, ki jih vodstvo podjetja potrebuje, omenjeni programi pa so daleč od orodij, ki bi bili za to primerni. Preglednice (Excel in druge) sicer dajejo nekaj možnosti, vendar pa za te rešitve zahtevajo precej tehničnega znanja in zamudnih opravil, ki jih je od direktorjev neumestno pričakovati. Tudi zmogljivi poslovni programski paketi (ERP, Enterprise Resource Planning) tu “padejo”, saj so bili narejeni za transakcije, ne pa za hitre in uporabniško prijazne analize.

Vsako jutro “na mizi” sveži podatki

Za to, da (najmanj) vsako jutro dobijo sveže kakovostne informacije, se vse več direktorjev odloča za direktorski informacijski sistem (DIS), posebno vrsto programskega paketa, ki z uporabo in integracijo obstoječih podatkov v podjetju na osnovi modeliranja procesov “izdela” vse najpomembnejše elemente poslovanja in jih na zaslonu prikaže v obliki tabel, grafov in opozoril. DIS jim omogoča poljubno globoko raziskovanje poslovnih elementov po načelu “poglejmo gozd debla liste in koreninice - ko in če je to potrebno”. Omogoča pa jim tudi hitro in enostavno pripravo standardnih poročil za potrebe vodstva, sproten in pravočasen nadzor nad doseganjem ciljev, temeljit nadzor postavk (odstopanje od dogovorjenih vednosti) ter preprosto načrtovanje in simuliranje prihodnjih dogodkov in rezultatov poslovanja podjetja.

Ob vseh teh prednosti ni čudno, da njihovi lastniki prisegajo na DIS, čeravno največkrat ne vedo, ali se njihov učinkovit pomočnik imenuje tako ali pa upravniški informacijski sistem (MIS - Management Information System), sistem za podporo odločanju (DDS - Decision Support System) ali pa nemara EIS (Executive Information Systems). Verjetno zato, ker si tudi izdelovalci teh paketov še niso povsem enotni glede definicij in določenih razlik med različicami.

Kaj je za DIS-om?

To zelo zmogljivo orodje deluje pravzaprav na zelo enostavnem načelu: od vsepovsod “pobrati” razpoložljive podatke, jih “predelati” v neko skupno obliko, po kateri je mogoče skoraj neomejeno “vrtati” ter jih z najmanjšim možnim trudom in računalniškim znanjem predstaviti na učinkovit in konkretnemu uporabniku prilagojen način.

V jeziku informatikov je vse to nekoliko bolj zapleteno: v sodobnem poslovnoinformacijskem sistemu, ki ima obliko informacijske piramide, je DIS njen vrh. DIS integrira spodnji dve ravni informacijske piramide, raven za zbiranje in distribucijo podatkov ter operativne aplikacije (finance, proizvodnja, nabava, zaloge, kadri, prodaja).

Srce DIS-a in drugih omenjenih sistemov je skladišče podatkov (Data Warehouse), ki vsebuje prečiščene, integrirane in skladne zgodovinske podatke o celotnem poslovanju podjetja. Viri podatkov zanj so preglednice, relacijske baze podatkov, “navadne” baze podatkov, poslovni programi (Baan, SAP R/3 idr.) in najrazličnejše datoteke, ki nastajajo pri vsakodnevnih transakcijah, pripravlja pa jih operativna raven. Vse te podatke je treba “predelati” se pravi očistiti, jih izluščiti, povezati in združiti v obliko, ki je primerna za statistično analiziranje, modeliranje in “kopanje” (data mining) po njih. Da bi sistem vedel, kje naj vse te podatke išče in v kakšni obliki so tam zapisani, pa so potrebni še podatki o podatkih, tako imenovani “meta” podatki. In seveda posebno orodje, s katerim te tri operacije izvajamo: sistem za sprotno analitično obdelavo (OLAP- On Line Analytical Processing). Tako zgrajen sistem omogoča uporabnikom s katerimkoli orodjem za analizo podatkov točen in skladen pogled na dogajanje v podjetju.

Velike neposredne in posredne koristi

Kot vrh informacijske piramide daje direktorski informacijski sistem številne za podjetje življenjsko pomembne, strateške informacije, poleg tega pa še vrsto dodatnih prednosti, ki so še kako pomembne za lažje in učinkovitejše odločanje. To so: kakovostne in pravočasne informacije za vodstvo; skrajšanje časa, potrebnega za pridobitev in analizo informacij; osredotočanje na problem; boljše možnosti odkrivanja poslovnih priložnosti; znižanje poslovnega tveganja zaradi prepozno ali sploh ne zaznanih nevarnosti za podjetje, kratkoročno in dolgoročno načrtovanje, distribucija poročil v obliki zaslonskih pregledov prek računalniškega omrežja, izboljšanje uspešnosti in učinkovitosti poslovanja zaradi boljših komunikacij ter večje informiranosti vodstva in podobno.

Ob tem je zelo pomembno, da so informacije “semaforizirane”, to je, da opominjajo na odstopanja od normalnih vrednosti (z rdečo barvo se obarvajo kritične prekoračitve določenih vrednosti) in da je možno “vrtati” v globino podatkov prav do vzroka problema. Tako lahko na primer direktor zelo hitro ugotovi, kateri program je najbolj dobičkonosen, kakšen je dobiček v primerjavi z načrtovanim, kje so največji stroški, kdo jih je (najbolj) presegel, kdaj in na katerem segmentu, kako plačujejo kupci, kdo so največji dolžniki, kakšne so prodane količine izdelkov po programih, trgih in različnih časovnih obdobjih, kako se giblje stanje zalog... skratka vse, kar je treba vedeti za hitro ukrepanje pri slabih trendih (da se prepreči nadaljnja škoda) oziroma za uspešno upravljanje podjetja. In vse to je predstavljeno v grafih, ki jih lahko z miško v trenutku spreminja. Uvedba DIS-a pa prispeva še k drugim izboljšavam v podjetju: ni več prepisovanja podatkov, ni papirne “solate” (ker se izpiše samo tisto, kar direktorja zanima), večja je tajnost podatkov (poročila ne ležijo vsepovsod po oddelkih), prepreči se “olepševanje” poročil in še vrsta lastnosti, ki jih zahteva današnji čas.

Kako do DIS-a?

DIS se postavi na obstoječo informacijsko infrastrukturo podjetja, na osnovi katere izvajalec izbere najprimernejša programska orodja (za skladišče podatkov, strežnik OLAP, poizvedovalno orodje - grafični odjemalec). Skupaj z naročnikom ugotovita, kateri podatki so potrebni, kaj bo prikazano na zaslonu, kje podatki so in ali sploh obstajajo (v večini primerov so podatki v elektronski obliki, vsaj za zadnje obdobje). Sledi določitev vrstnega reda poslovnih področij, ki jih bodo pokrili z DIS-om. Običajno je prva aplikacija prodaja, drugi moduli - nabava, kadri, zaloge, proizvodnja, finance, bilančni nadzor, poslovni načrt, pa pridejo na vrsto pozneje. Veliki naročniki pa si največkrat privoščijo cel paket naenkrat.

Naslednja stopnja je ustanovitev projektnega vodstva za izbrano poslovno področje, v katerega sta vključena dva dobra poznavalca področja v podjetju ali vsaj eden; v manjšem podjetju je to lahko kar direktor ali šef komerciale. Ta opredeli potrebne podatke in ugotovi, ali so voljo. Sledijo pretvorba podatkov, namestitev standardnih aplikacij, napolnjenih s podatki, prilagoditev standardne aplikacije zahtevam vodstva (možnost spreminjanja in prilagajanja) ter dokončna namestitev programa.

Za podjetnike manjši paketi

Kompleksnost rešitve in ustrezno visoka cena programa sta vzrok, da so se za DIS doslej odločala predvsem velika podjetja in ustanove. V zadnjem času pa za njim “tipajo” tudi manjša podjetja, ki želijo tudi z DIS-om izboljšati svojo konkurenčnost. Tako imajo domači izdelovalci sistemov DIS na seznamih kupcev tudi nekaj majhnih in zelo majhnih podjetij, kar kaže, da bodo začeli prodirati tudi v ta poslovna okolja. Tako je tudi prav, saj so sistemi DIS za podjetnike prav tako koristni, zaradi manjših potreb pa niso preveč dragi. Malemu podjetju na primer ni potrebno kupiti modula Kadri, prav tako pa zadošča le osebna različica (za enega uporabnika), kar občutno poceni projekt. ++e ima podjetje podatke kolikor toliko urejene, uvedba DIS-a tudi ni časovno zahtevna.

Tako ni posebnega vzroka za strah podjetnikov pred direktorskimi informacijskimi sistemi, predvsem pred visokimi stroški. DIS sodi namreč v tisto skupino naložb v izboljšave, kjer se kupcu zaradi boljših poslovnih odločitev naložba hitro povrne. Pomembnejši vzrok za to, da se podjetja navzlic tolikim prednostim DIS-a zanj še ne odločajo pogosteje, je v nepoznavanju možnosti ter v napačnem prepričanju, da bodo do kakovostnih informacij za odločanje prišli z nakupom dragih poslovnih paketov. Med velikimi podjetji je kar precej takih, ki so plačala na stotisoče dolarjev, čakala tudi dve leti na postavitev sistema ERP, potem pa niso dobila želenih informacij za odločanje. Razočaranje takih direktorjev pa ni upravičeno, saj so transakcijski sistemi namenjeni za spodnje, operativne ravni, ne pa za strateško odločanje.
Zato na primer pri izdelovalcu sistemov DIS, VMA d.o.o. Ljubljana, svetujejo, naj podjetja ne čakajo na velike rešitve, ampak naj najprej izkoristijo obstoječe podatke. Do takrat pa lahko podjetje že služi z DIS-om... Po njihovih izkušnjah si direktorji tudi ne vzamejo časa, da bi se seznanili s prednostmi DIS-a. To se vsekakor splača, saj program vključuje izkušnje skoraj dvesto managerjev uspešnih slovenskih podjetij, kar lahko bistveno prispeva k izboljšanju sloga ter k povečanju uspešnosti upravljanja podjetja, ki se odloči za DIS.