Intranet v internem komuniciranju

V manjših podjetjih interno komuniciranje praviloma nastane prej po naključju kot načrtno. Interna komunikacija v majhnem kolektivu namreč poteka predvsem na medosebni ravni, kot med prijatelji. Tako se prenašajo tudi vse pomembne odločitve vodstva in povratne informacije zaposlenih. A kljub temu, poslovni interes vsakega podjetja je širitev, zato majhen kolektiv hitro preraste v večjega, oziroma tudi pri manjšem kolektivu se obseg dela in pretok informacij praviloma ves čas veča. To zahteva načrtno interno komuniciranje, ki ustvarja dobro delovno ozračje, povečuje motivacijo ljudi ter gradi skupno, trdno prihodnost. Zato je treba načrtno interno komuniciranje zastaviti že na začetku, tako prek tradicionalnih orodij komuniciranja kot tudi novih medijev.

Pomen interne komunikacije

Ključ za uspešno podjetje so ljudje, saj je razvoj podjetja v veliki meri zasluga strokovno usposobljenih in motiviranih zaposlenih. Interna komunikacija z zaposlenimi je zato nujno potrebna za dobro delovanje podjetja – bolj odprta je komunikacija z zaposlenimi, boljše je organizacijsko ozračje, posledica pa so tudi boljši poslovni rezultati. Glavne naloge internega komuniciranja so:

• skrb za zdrave odnose med vodstvom in zaposlenimi ter med samimi zaposlenimi,
• povečanje občutka pripadnosti organizaciji,
• izboljšanje sposobnosti prilagajanja negotovemu zunanjemu okolju,
• povečanje konkurenčnosti organizacije,
• graditev močne lastne organizacijske kulture ter
• uveljavitev in pospeševanje skupinskega dela.

Večina podjetij med najpomembnejša orodja internega komuniciranja uvršča pisno komuniciranje. Sem sodijo predvsem hišna glasila in bilteni, ki zaposlenim posredujejo informacije, novosti in zanimivosti, povezane s podjetjem (tekoče dogajanje v podjetju, pomembne organizacijske spremembe, aktualne novice, kultura, šport, letovanja, izleti, ...). Priljubljene oblike internega komuniciranja so tudi informacijske table, osebna srečanja, pikniki in drugo. V zadnjem času pa se vse več tako formalnega kot neformalnega komuniciranja seli na nove medije – elektronsko pošto in intranet. Predvsem slednji tako v malih kot tudi velikih podjetij že prevzema primat v medsebojnem komuniciranju in ponuja nov, bolj demokratičen in odprt prostor, ki poleg obveščanja omogoča tudi povratno informacijo.

Intranet prinaša nove možnosti

Obstajajo številne opredelitve intraneta, bistvo pa lahko strnemo takole: intranet je zasebno, varno območje na svetovnem spletu, kjer člani skupine med sabo komunicirajo, si izmenjujejo informacije in sodelujejo pri projektih.

Pogosta zmota, ki vodi v neizkoriščenost tega koristnega orodja, je razmišljanje o intranetu kot o prostoru za obveščanje, kjer informacije tečejo samo v eno smer - od enega informacijskega centra k številnim (bolj ali manj) pasivnim prejemnikom informacij. Bistvo intraneta pa je ravno aktivno dvosmerno komuniciranje in sodelovanje vseh udeležencev pri izmenjavi informacij in idej.

Intranet ni samo komunikacijsko orodje, temveč je tudi učinkovito orodje za organizacijo dela v podjetju in izmenjavo znanja med zaposlenimi. Brez uspešnega sistema za kroženje znanja v podjetju, ne glede na velikost podjetja, se veliko znanja ustavi pri posameznikih in učinkovitost zaposlenih je veliko manjša, kot bi lahko bila.

Pomen načrtovanja

Kaj je predvsem pomembno upoštevati pri postavitvi intraneta? Ena najpomembnejših stvari, ki se jih moramo zavedati, je, da se podjetja med sabo razlikujejo, prav tako se razlikujejo tudi potrebe zaposlenih. Vsak intranet mora biti narejen po meri ekipe ljudi, ki ji je namenjen. Pri postavitvi intraneta je zato zelo pomembno načrtovanje, ko dobro izprašamo zaposlene, ugotovimo njihove dejanske potrebe in intranet zasnujemo na tej podlagi. Intranet malega podjetja, ki se ukvarja z IT-svetovanjem in ima 10 zaposlenih, se močno razlikuje intraneta velikega podjetja.

Pred uvedbo intraneta v posamezno podjetje je treba zato pri načrtovanju nujno upoštevati tako posebnosti podjetja kot tudi zaposlenih - predvsem njihove potrebe, želje in predloge.

Potrebujemo intranet? Zakaj?

Tudi če se vaše podjetje uvršča med manjša podjetja, je intranet za vas prava rešitev, ker:

• vzpostavlja arhiv informacij, ki so za zaposlene v podjetju pomembne (interni pravilniki, formularji, opomniki ipd.),
• vzpostavlja arhiv informacij, ki odražajo poslovanje in njegov potek v podjetju (poslovni rezultati, trendi razvoja ipd.),
• vzpostavlja arhiv pomembnih dokumentov, tako o podjetju kot tudi o posameznih projektih (vzroci ponudbe, ceniki ipd,.), ki jih zaposleni potrebujejo pri svojem delu,
• predstavlja nov kanal komuniciranja med zaposlenimi, ki omogoča takojšnje informiranje vseh ter izmenjavo informacij med vsemi zaposlenimi,
• na njem lahko svoje mesto najdejo redna interna glasila (newsletterji, interni časopisi ipd.),
• odpira prostor za objavo zabavnejših vsebin, povabil na dogodke in ostalih sporočil (fotogalerija z zabavnih dogodkov, predstavitve zaposlenih, anekdote, šale ipd.)

Skupni urniki in skupno delo na projektih – tudi z druge celine

Ena od velikih koristi intraneta je koordinacija med zaposlenimi s skupnimi urniki. Vsak zaposleni lahko (glede na prednastavljene pravice dostopa) pregleduje urnike ostalih zaposlenih ali vsaj tistih, s katerimi sodeluje v posameznih delovnih skupinah. Sklicevanje sestankov je na tak način precej olajšano, saj ni težko najti preseka in določiti nezaseden termin v urniku vabljenih. Na intranetu lahko člani delovnih skupin spremljajo potek in napredek na posameznem projektu. Pomemben podatek je tudi to, da je tako mogoče hitro ugotoviti, pri kateri osebi se projekt ne odvija po pričakovanjih in podobno.

Prednosti intraneta je mogoče še dodatno izkoristi, če v podjetju uporabljamo VPN (Virtual Private Network). VPN omogoča, da se zaposleni praktično od kjerkoli prijavijo v omrežje podjetja in v njem delujejo, kot bi bili za svojo pisalno mizo. V tem primeru dobi intranet čisto novo dimenzijo, ki omogoča enakovredno delo zaposlenih tudi od doma ali na službenem potovanju na drugi celini.