Je vaše podjetje zrelo?

Podjetniških zgodb je veliko. Lepih, zabavnih, anekdotičnih, žal pa tudi tragičnih, kakršnih poznam preveč tudi sam. Ob vseh lepih in zabavnih se mi te še najbolj ohranjajo v spominu, ki na tem področju sega v začetek 90. let. Tedaj sem aktivno kot direktor Nove banke spremljal podjetnike, ki so iskali financiranje za svoje delo. Danes lahko berem o uspehu nekaterih in anonimnosti ali izginotju večine drugih. Čeprav je mnogim zelo dobro kazalo! Kje so naredili napako?

 

Morda niso opazili, da bi moralo podjetje dozoreti. Zrelost pomeni, da podjetje ne deluje na podlagi sposobnosti in zagnanosti enega ali skupinice ljudi, ki zagotovijo določen posel ali denar, temveč da ima:

-         ustrezno finančno strukturo (dovolj denarja za sedanji obseg, za premostitev morebitnih zastojev in za nadaljnjo rast),
-         prihodnost (prisotnost na trgu, ki ne more na hitro presahniti; da pripravlja izdelke za prodajo čez leto ali dve),
-         kadrovske potenciale (nadomestnega vodjo, prodajalce, ki navdušujejo kupce, razvijalce inovacij in izdelkov, urejeno izobraževanje in usposabljanje, zadovoljen kolektiv ...),
-         urejeno informatiko za vodenje proizvodnje, stikov s poslovnimi partnerji in dnevno merjenje učinkov dela. 

Preveč zahtev za sedanje »podjetniške duše«? Ne, nikakor ne! Če menite, da ste uspešen podjetnik z 10 do 100 zaposlenimi, pa katere od teh zahtev zrelosti ne izpolnjujete, vedite, da poslujete najmanj neoptimalno. Morda pa ste že ogroženi, le da tega sami še niste opazili. 

Da vas ne prehiti črn scenarij ... 

Zamislite si, da se zgodi tisto, kar se je Richardu Lewisu v video programu Neorganizirani vodja. Da se vam zgodi najhuje! Zamislite si, da vas doleti tragična nesreča - ko so bile nesrečne žrtve samo na napačnem kraju, ob nepravem času. Ta grob primer navajam samo zaradi tega, ker predvidevam, da kot uspešen podjetnik živite zdravo. Da hodite letno na preglede in se na negativne izvide odzivate s spremembami glede obvladovanja stresa, holesterola, da imate skoraj idealno težo, da ste uredili družinsko življenje ... 

Lewisu je sveti Peter potrpežljivo pokazal vse napake pri njegovem vodenju podjetja. O svojem primeru boste morali razmišljati sami. Če ste jadralec, kar je očitno zelo koristna osebna značilnost, potem boste za to imeli celo veliko časa. Sicer pa se morda zamislite o tem kakšno popoldne ali v soboto, ko ostanete v pisarni sami. Morda ste že slišali za scenarije po sistemu, kaj če ... 

Premorete ustrezno finančno strukturo? 

Če vaše podjetje nima dovolj lastnega denarja in lahko unovčljivega premoženja, se lahko zgodi, da vam banke in dobavitelji ne bodo več zaupali in s krediti ter odlogi plačil zagotavljali vaše poslovanje. Nemalokrat so me podjetniki zelo pisano pogledali, ko sem jih povprašal, kaj bo s podjetjem, če se njim samim kaj zgodi. Mali podjetniki so se praviloma sami promovirali, tako v bankah kot pri svojih dobaviteljih. Slovenci smo veliko dali na osebne obljube. Bile se skoraj močnejše kot zapisane pogodbe. Veliko tega je še ostalo, čeprav se število tistih, ki se jim zdijo prisilne poravnave povsem primerna podjetniška priložnost, zelo povečuje.  

O financah in podjetništvu s(m)o veliko pisali, precej je seminarjev, vendar ne nasedite razmišljanju, da se na denar spozna vsak. Res dober seminar, kjer se boste naučili razumeti vse potrebno o denarju v podjetju, traja najmanj tri dni, najboljši, ki ga pri nas v okviru IEDC-ja vodi prof. Magdalenič, pa šest dni. To vam pišem kot občasni predavatelj te problematike. Problem je v tem, da ni dovolj slišati veliko o tem, temveč se je treba naučiti odkriti, kaj se skriva za številkami bilanc in izračunov uspeha, likvidnosti. Kot pravi Mali princ − bistvo je očem skrito. Sliko ustvarimo šele v možganih.  

Morda ne bi bilo hudo samo v trenutku, ko bi podjetje moralo delati brez vas, temveč ste morda ogroženi že zdaj. Le da tega še ne veste. Tudi to, da z najemom kredita morda nimate težav, naj vas ne zavede, kajti nekatere banke so dokaj agresivne in se do določene mere podajo tudi v preračunano tveganje. Vendar računajo na to, da ste si nekaj že ustvarili, in vedno je tako, da najprej trpi vaše premoženje, šele potem »nastradajo« banke. Rešitev, če se vam zdi, da vas lahko pri financah doleti kakšno presenečenje, je, da povabite kakšnega strokovnjaka.  

Zadnjič je za garancijo zaprosil prijatelj podjetnik. Pred tem sem ga samo pobaral, ali jo bo dobil (vljudno vprašanje, če ima dobro boniteto). Njegov odgovor je bil, da ne vidi težav. Banka pa jih je! Bil je zelo nejevoljen, a ko mi je podal bilance, sem mu v petih minutah razložil, zakaj mu banka brez hipoteke ne izda garancije. Zmota v presoji ni imela večjih posledic, toda znanec je v poslu dokaj uspešen že 17 let! 

Prihodnost je lahko negotova 

Danes še tako uspešno podjetje je lahko čez dve leti podrtija. Nakopičena vrednost podjetij običajno ne zagotavlja kaj dosti več kot za dobro leto krize. Čas je odvisen od panoge, možnosti prožnega reagiranja pri zaposlenih in kupčka ustvarjenih sredstev (predvsem denarja in likvidnih rezerv). Ko se vam številke obrnejo navzdol, v bankah ne boste več tako zaželeni. Veliko lažje je reševati probleme, če podjetje raste. Lahko zaposlujete nove kakovostne ljudi, presežke namenjate za osebno rast zaposlenih ... Vendar rast prinaša le prodaja, in to vedno večja, ob skoraj vse večji konkurenci. Ta se vidi iz pritiska na cene, na daljše plačilne roke, na strožji nadzor kakovosti ... 

Tudi o prodajnih strategijah, o diverzifikaciji, o iskanju novih področij (niš), o izrabi primerjalnih prednostih, o profiliranju in preverjanju vaših sedanjih in potencialnih novih kupcev je bilo že veliko napisano in povedano. Pa o sedanjih in bodočih konkurentih, o spremembah tehnologije, življenjskih ciklih izdelkov. Tako kot pri financah se morate zlekniti v udoben fotelj, dati roke za glavo in si naslikati, kaj se vam lahko v naslednjih letih zgodi na trgu. Zlasti pozorni bodite na drobne signale, ki jih v svoji vnemi niste opazili. Je bilo pri kupcih zaznati kakšno drobno spremembo pri odnosu do vas oziroma vaših izdelkov? Kaj se lahko zgodi, če pri kupcih zamenjajo vodstvo? Boste lahko brez skrbi zamahnili z roko, ker imate rezervno strategijo? Odlično! Sicer bo namreč razočaranih precej ljudi. Morda pa bi se bilo dobro o tem pogovoriti s svojim timom, neformalno tudi s kupci ... 

Imate razvite kadrovske potenciale?  

Danes verjetno ni več uspešnega podjetnika, ki bi bil »one man band«. Vendar se vse kadrovske funkcije lahko optimalno razvijejo šele, ko je v podjetju 20 do 50 zaposlenih. Seveda ni pravil za razvoj ključnih timov uspešnih podjetnikov. Posel so ljudje in uspešno podjetništvo sloni na uspešnih timih podjetnikov. Običajni problem pri podjetjih, ki bi lahko dosegla zrelost, je, da ključni ljudje nimajo vsak svojega »backupa«, ni torej nadomestnih vodij.  

V večjih podjetjih je poleg vodje še nekaj ljudi, ki izvajajo delo oddelka. Med njimi je običajno vsaj eden, ki bi lahko za malo ali dalj časa nadomestil vodjo. Pri malih podjetjih ni tako! Zaradi tega morate skrbeti za ključne kadre. To ne pomeni, da boste prijazni do njih, jih po svoji presoji dobro nagrajevali, trepljali po rami ... Potrebno je veliko več. Zamislite se: ali jih dobro poznate, ali dobivate prave informacije o njihovem zadovoljstvu v službi in kako njihova prizadevnost vpliva na njihove družine. Lojalni zaposleni bodo delali za vas 12, 15 ur na dan, vendar koliko časa? Morda bi sami celo večno, toda zaposleni imajo (ali bodo dobili) družino, ki lahko spremeni prioritete. Ali zaposlenim zagotavljate strokovno in osebno rast?  

Če niste izjemen podjetnik, stojite ravno tu pred veliko »nevarnostjo«. Sredi največjega dela, morebiti tudi sredi težav z denarjem, morate podrejene pošiljati na pregrešno drage in časovno intenzivne tečaje in usposabljanja. Na prvi pogled se zdi, da si žagate vejo, na kateri sedite. Celo bolje usposobljeni laže najdejo delo drugod! Toda če tega ne počnete, če vsem svojim vodjem ne zagotovite na leto vsaj dva tedna izobraževanja zunaj podjetja in štiri ure mesečno skupnega notranjega usposabljanja z lastnimi močmi (učeče se podjetje) ali z zunanjimi strokovnjaki, potem še niste dosegli stopnje zrelosti. Vaša usoda je negotova, že samo zaradi teh težav. 

Urejena informatika  

Dober tim je čudovita zadeva. Sodelavci delajo, kar je dogovorjeno, vsak obvladuje svoje podrejene in njihovo delo. Poznamo prodajni in nabavni trg ... Toda pravi podjetnik se ob rasti podjetja počuti negotovo. Čedalje manj ve, kaj se resnično dogaja. Izdelke je nekoč poznal iz prakse, saj je sodeloval pri razvoju, proizvodnji, odpošiljanju kupcu ... Zdaj to počno drugi. Kupce je včasih sam prepričeval o primerni vrednosti za ceno ... Le prodajalci storitev in materialov še vedno oblegajo njega. Na mizo dobiva sicer vse več poročil, ki jih je zahteval, a vseh ne more več pregledovati. Podatki prihajajo iz računalnikov prodaje, proizvodnje, kadrovske službe in seveda računovodstva oziroma računovodskega servisa. Vendar jih je za redno temeljito pregledovanje kmalu preveč! Kaj če zaradi tega spregledate pomemben podatek? Kaj če imate opravka z učinkom »žabe v vse bolj vreli vodi«. Kaj če tako kot žaba ne vidite katastrofe, ker prihaja prepočasi, da bi zaznali velika odstopanja. 

Rešitev problema je le v odlični informacijski podpori, ki zagotavlja izboljšave na dveh področjih. Prvo je zmanjševanje stroškov obvladovanja procesov evidenc. Če vaši podrejeni še pišejo predračune (ponudbe) in račune z Excelom ali celo Wordom, potem še niste zrelo podjetje! To namreč pomeni, da ne delujete racionalno s časom zaposlenih (morda tudi plačujete po nepotrebnem računovodske storitve). Odgovor je, da se pozanimajte za nakup in uvedbo programa BPM (Business Performance Management). Presenečeni boste, kako poceni so pravzaprav takšni programi, ki vam privarčujejo zagotovo 30 % časa zaposlenih. Uvajanje je res nekoliko dražje, vendar je to pravzaprav najvrednejša naložba, saj ob tem razčistite, kaj mora kdo delati in kako. Kot lastnik ali kot direktor pa boste dobili vse informacije, ki si jih želite. Pravzaprav je še boljše! Z informacijami si lahko »postrežete« sami. Če zagotovite red v svojem poslovanju (dnevno ažurno beleženje poslovnih dogodkov), boste z omenjenim programom in programom za vodenje vašega osnovnega procesa (lahko je seveda tudi v programu BPM) imeli dostopne dnevne izračune uspeha enot, projektov, izdelkov ali vsega podjetja. To lahko primerjate s poljubnim obdobjem iz preteklosti. Če ste si vzeli čas in naredili načrt za naprej, kot še šika, boste zdaj lahko spremljali, ali gredo stvari tako, kot ste predvideli, ali pa je potrebno ukrepanje, ker gredo bolje ali slabše. 

Z malce truda se boste naučili, da se vam bo na zaslonu izpisalo točno tisto, kar vas zanima. Ne le izračuni uspeha, temveč tudi spremembe pri naročilih, po izdelkih, kupcih, stanju proizvodnje, zalog ... Sodelavci bodo vedeli, da imate pred seboj prave podatke in blefiranja ne bo več. Potreba po računovodskem servisu bo odpadla. Lahko pa si boste privoščili davčnega svetovalca, ki bo optimiral vaše »stroške« za državo! In to ne po koncu leta, ko se nič več ne da narediti, temveč junija ali najpozneje septembra. Da boste pri tem veliko laže izvedli inventuro (nadzirali morebitne manjke ...), da boste izračunavali storilnost v proizvodnji in še marsikaj, je le dodatna ugodnost. 

Se vam zdi, da še niste zrelo podjetje? Nič hudega − če imate dovolj denarja in zdaj veste, česa ne veste. Začnite ukrepati, a preudarno. Ne vsega naenkrat, saj lahko trpi vaša osnovna dejavnost. Na pot pa le odločno stopite. Nikar pa se ne podajajte na jadranje, če ne znate dobro upravljati jadrnice in »delati« s posadko.