Ne skrivajte podatkov!

Skrivanje informacij pogosto vzbuja dvome o moralnosti ravnanja podjetnikov. Zato poslovne skrivnosti največkrat niti ne prinašajo novih poslov niti ne ustvarjajo dobrega podjetniškega ozračja. To pa seveda ne pomeni, da bi se morala podjetja odreči svojim skrivnostim; prav nasprotno, odmeriti jim je treba primerno pozornost.

Vodstva podjetniških asociacij, svetovalci, novinarji in vladni funkcionarji se zavzemajo za to, da bi čim več vedeli o dobrih domačih izkušnjah. Dobre izkušnje in javno dostopne informacije o tistih področjih delovanja podjetja, kjer res ni razlogov za skrivanje, lahko veliko pomagajo pri medsebojnem razumevanju in k dvigu samozavesti drugih podjetij ter tako k izboljšanju splošnega poslovnega ozračja. Na žalost pa se mnogi podjetniki vedejo podobno, kot se marsikdo izmed nas vede pri zdravniku. O sebi je pripravljen povedati kar najmanj je mogoče, obenem pa pričakuje jasen in nedvoumen nasvet. Tak podjetnik za poslovne skrivnosti opredeli tudi splošno dostopne informacije. Čuvanje poslovnih skrivnosti pa je preveč resno področje, da bi ga podjetnik smel obravnavati na tak način. Poglejmo torej, katere podatke podjetnik lahko zaupa drugim (svetovalcem, novinarjem...) in kdaj.

Splošno dostopne informacije

Prva vrsta informacij, ki jih podjetniku ni treba skrivati, so splošno dostopne informacije o podjetju. Dostopnost do te vrste informacij je v Sloveniji dobra. Vsakdo pravzaprav lahko pride do podatkov o proizvodnih programih podjetij, o izkazanih uspehih, o boniteti in o podobnem. Iskanje teh pomembnih podatkov je za svetovalce, novinarje ali za morebitne poslovne partnerje povezano z določenimi stroški, vzame pa tudi nekaj časa, podatki pa so v resnici v vsakem podjetju takorekoč pri roki. Kadar gre za morebitne poslovne partnerje, kupce, dobavitelje ali kooperante, je razumljivo, da ti sami vnaprej poiščejo vse pomembne informacije tudi o malem podjetju. Svetovalci pa bi jih praviloma morali dobiti v podjetju in to celo bolj poglobljene, kot so sicer splošno dostopne informacije, seveda pod obvezo, da bodo poslovne skrivnosti varovali.

Študijski primeri

Problematika podjetja je vedno večplastna, zato so nekateri podatki, procesi ali izkušnje podjetja lahko zelo dragoceni za
druge. Podjetje, ki si upa objaviti svojo izkušnjo na srečanjih podjetnikov, v svetovalskih krogih ali celo javno v tisku, si praviloma zelo izboljša svojo podobo. Iz dobro obdelanih resničnih zgodb lahko nastanejo pravi študijski primeri za naše razmere.

Podjetje lahko dovoli javnosti predstaviti določeno posebno znanje, primer ali model, ki dobro osvetli proces, z izmišljenimi podatki, ali pa dovoli objavo s pravimi podatki ob spremenjenem imenu podjetja, v drugem kraju in času, z drugimi nazivi artiklov in podobno. Po dveh ali treh letih, ko tekmeci zaradi objave ne morejo več narediti škode, je za javnost najbolj sprejemljiva objava pravega primera s pravimi podatki. To prinaša podjetju tudi največji ugled na trgu pri kupcih, dobaviteljih in kooperantih, pa tudi največ spoštovanja pri tekmecih.

Bonitetne informacije

1. Podatki o uspehu

Temeljni podatki za izhodiščni nabor svetovalskih informacij (v jeziku zdravnikov anamneza) so podatki o uspehu, bilanca stanja, bilanca uspeha, denarni tokovi, število in kvalifikacijska sestava zaposlenih, organizacijski oris, vrste tehnologij, opis reprodukcijskega procesa, proizvodni program, podatki o nabavnem in prodajnem trgu. Podatke, ki jih podjetnik svetovalcu ne more dati v obliki dokumentov, ponudi v obliki pogovora oziroma intervjuja. Manjši del teh informacij lahko podjetje uporabi tudi za temeljno predstavitev zainteresirani javnosti, za kar je najbolj primerna manjša promocijska tiskovina.

2. Boniteta

Morebitni poslovni partnerji po izmenjavi prvih informacij, promocijskih materialov, prospektov in vizitk navadno najprej preberejo splošne podatke o podjetju v bazi podatkov Gospodarske zbornice in v bazi Kompass (Gospodarski vestnik). Po tem največkrat zahtevajo od morebitnega partnerja, naj jim predloži izpisek iz registra, iz katerega sta razvidni začetna lastniška sestava in višina ustanovitvenega kapitala, ter bonitetno informacijo o sebi na obrazcih Agencije za plačilni promet Bon 1 in Bon 2. To so podatki, s pomočjo katerih lahko naredimo primerjavo podjetja s panogo kot celoto, oziroma podatki o solventnosti v zadnjem obdobju. Ti podatki so nujno potrebni tudi svetovalcem, da si lahko ustvarijo celovito začetno sliko podjetja.

3. Referenčni kupci in dobavitelji

Kdor hoče poglobljeno svetovati, ne more prezreti pomembnih kupcev in dobaviteljev podjetja. Prav tako je mnenje svetovalcev pomembno za podjetja, ki se odločajo o novih partnerjih. Marsikdaj je mogoče položaj podjetja bistveno izboljšati tako, da resno analiziramo mnenja partnerjev in se jim vsaj delno prilagodimo. Tržna usmerjenost podjetja se kaže prav v tem, da je sposobno sprejemati zahteve partnerjev, jih celo anticipirati in ponujati učinkovite rešitve. Zato bi vsako podjetje moralo imeti tekočo referenčno listo in dogovor vsaj z nekaterimi partnerji, h katerim lahko pridejo tudi novi morebitni kupci in se sami prepričajo o ustreznosti izdelkov oziroma storitev. Informacije o referenčnih kupcih in dobaviteljih izboljšujejo poslovno ozračje!

Podatki iz razpisov

Večje posle podjetja pridobivajo preko javnih razpisov. V razpisih pogosto zahtevajo podatke, kot je na primer število strokovnjakov določene specialnosti, njihove reference in vrsta njihovega razmerja s podjetjem, kadar strokovnjaki niso redno zaposleni.

Sodelovanje na razpisu torej pomeni delno razgaljanje informacij o podjetju. To je normalno, saj gre za vzpostavljanje morebitnega novega partnerstva. Podjetje mnogo informacij razgali tudi pred neposrednimi tekmeci pri obdelavi ponudb. Ali naj bi bile take informacije poslovna skrivnost pred drugimi podjetji, svetovalci in obstoječimi dobavitelji in kupci?

Če so informacije, ki jih podjetje v procesih obdelave ponudb razkriva pred tekmeci, pomembne za razumevanje primera, ki ga želi predstaviti svetovalec ali novinar širši javnosti, ni razloga, zaradi katerega bi jih podjetje skušalo zadrževati kot poslovno skrivnost.

Manj poslovnih skrivnosti in več dobrih zgledov

Za razvoj podjetništva je pomembno, da se razvijajo posli in da se širijo znanja. Zato je za pridobivanje poslov pomembno, da čimveč ustreznih informacij o posameznem podjetju pride do morebitnih kupcev. Praviloma ima največjo korist od tega, če njegove izkušnje uporabijo tudi tekmeci, zlasti pa poslovni partnerji, prav podjetnik sam. Ambiciozen podjetnik zato informacij o sebi ne skriva, ker ve, da podjetništvo v konkurenčnem okolju ni tekma z ničelnim izidom. Če drugim posreduje znanje, primer, problem in njegovo rešitev, ga to praviloma ne osiromaši, druge pa obogati in zato bodo posli vseh boljši. Ni res, da je mogoče rasti samo, če drugi izgubljajo; rast je najbolj varna, kadar rastejo tudi drugi!

Ko podjetje najame svetovalca

Kadar podjetje najame svetovalca, mu mora ponavadi predložiti vrsto podatkov, ki sicer niso splošno dosegljivi. Gre za interne podatke o kadrih, trgih, tehnoloških postopkih, mikro organizacijskih rešitvah in podobno ter za eksterne podatke o prometni, komunikacijski in drugi infrastrukturi, o trgu kapitala, o morebitnih in dejanskih kreditorjih, o trgu delovne sile, o okoljevarstvenih zahtevah v določenem okolju in podobno.

Svetovalce Kodeks Evropske federacije nacionalnih združenj svetovalcev in posebno kodeks Slovenskega združenja svetovalskih organizacij pri GZS obvezujeta, da informacije o podjetju, ki jih ni mogoče najti v javnih podatkovnih bazah, čuvajo kot poslovno skrivnost. Podjetnik in svetovalec pa bi se morala natančno dogovoriti še, katere pa so resnično tiste informacije, ki naj bi imele značaj poslovne skrivnosti. Podjetnik ima na primer pravico zahtevati, da se celo informacija o tem, da je sodeloval s svetovalcem, varuje kot poslovna skrivnost. Svetovalec lahko torej posreduje komu tretjemu samo tiste informacije, ki so dostopne v javnih bazah. In celo pri tem se mora sklicevati na javne baze kot na vir.

Komu podjetnik lahko da informacije in komu ne

PODJETNIK LAHKO DA INFORMACIJE:

a) JAVNOSTI:

1) Splošno dostopne informacije:
- o proizvodnem programu podjetja
- o izkazanih uspehih
- o boniteti

2) Študijski primeri:
- lastne izkušnje
- storjene napake

3) Bonitetne informacije:
- obrazca BON 1 in BON 2
- višina ustanovitvenega kapitala
- lastniška sestava ustanovitvenega kapitala

4) Reference:
- ažurna referenčna lista kupcev in dobaviteljev

5) Podatki iz razpisov:
- število strokovnjakov določene specialnosti
- njihove reference
- odnos s podjetjem (če niso redno zaposleni)
- ostali podatki iz prijav na razpise

b) SVETOVALCEM:

1) Interni podatki o:
- kadrih
- trgih
- tehnoloških postopkih
- mikroorganizacijskih rešitvah

2) Eksterni podatki o:
- trgu delovne sile
- trgu kapitala
- potencialnih in dejanskih kreditorjih
- prometni, komunikacijski in drugi infrastrukturi
- okoljevarstvenih zahtevah

3) Podatki o uspehu:
- bilanca stanja
- bilanca uspeha
- denarni tokovi

Opomba: Podatki, ki so na voljo javnosti, so dosegljivi tudi svetovalcem, ki svetujejo podjetju. Obratno ne velja!

PODJETNIK NE SME DATI INFORMACIJ O:

- lastnih konkurenčnih prednostih
- strukturi in predkalkulaciji cen
- zgodnji nameri opustitve kakega proizvoda ali storitve
- zgodnji nameri osvajanja novega trga
- pripravah, lobiranju, zagotavljanju varnosti kapitala in drugem pri strateških projektih
- podatkih iz analiz svetovalcev in predlaganih ukrepov
- bodočih poslih
- novih sodelavcih, s katerimi dogovor o sodelovanju še ni sklenjen
- nekatera podjetja imajo za poslovno skrivnost celo posamezen posel in ne dovolijo partnerju, da ga omenja v svojih referenčnih listah.