Poslovna darila

Dobri odnosi med ljudmi in tudi med poslovnimi partnerji se gradijo z drobnimi in s prijaznimi malenkostmi. Mednje sodijo poslovna darila, ki naj bodo, tako vsaj pravi poslovni bonton, drobna, a prijazna, predvsem pa domiselna. In ker se bližata jesen in zima, je čas, da začnemo razmišljati, s kakšnimi poslovnimi darili bomo obdarovali svoje poslovne partnerje in sodelavce.

Nada Ulčar, direktorica podjetja Stratos English iz Ljubljane, ki se med drugim ukvarja tudi s poučevanjem poslovnih veščin in poslovnega protokola, ugotavlja, da sodijo poslovna darila tako v svetu kot pri nas v najbolj problematičen del poslovnega protokola. To pa zato, ker pravila obdarovanja, ki so bistveni del poslovnega protokola, sicer obstajajo, malokdo pa se jih drži. Ljudje so ponavadi prepričani, da se na obdarovanje spoznajo. Poleg tega so tudi ponudniki poslovnih daril velikokrat zelo vsiljivi in ponujajo stvari, ki niso najprimernejše za obdarovanje, samo zato, da bi sami zaslužili. Zato je zmešnjava precejšnja.

Kje so v praksi največje težave pri poslovnem obdarovanju?

Največja pomanjkljivost je pomanjkanje domišljije in okusa. Poslovno obdarovanje je namreč lahko tudi dvorezni meč, saj je bolj kot samo darilo važen način, kako ga izročimo in ob kakšni priložnosti ga damo. Zato je bolj od tega, kaj bomo podarili, pomembno, da izberemo pravi trenutek in pravo priložnost za obdarovanje. Naši poslovneži se še ne zavedajo, kaj je poslovno darilo in čemu je namenjeno. Poslovno darilo mora utrjevati poslovni odnos. Stare navade, ko so se poslovneži obdarovali z bolj ali manj podobnimi ali pa z zelo dragimi poslovnimi darili, so še zelo močne, zato jih je težko izkoreniniti. Poslovno darilo naj izključno ustvarja dobre odnose med partnerji in naj bo znak dobre volje ter dobrih poslovnih odnosov, nikakor pa poslovno darilo ne sme služiti manipulaciji in podkupovanju.

In kje je meja?

Mejo določa več dejavnikov, ki jih moramo upoštevati pri poslovnih darilih. Bistveni dejavnik je vrednost darila. Vrednost poslovnega darila naj bi bila majhna. Vse, kar presega vrednost dobrih 20.000 tisočakov (v mednarodnih merilih: 100 ameriških dolarjev), ne sodi v poslovno darilo. V povprečju naj bi vrednost optimalnega poslovnega darila znašala med 2500 in 6000 tolarji. Seveda je cena odvisna od tega, komu podarjamo. Darila med v omenjenem razponu naj bi bila namenjena strankam, tista dražja - od 6 tisoč do kakšnih 15 tisoč tolarjev, pa naj bi bila namenjena srednji in višji ravni managementa. Najvišja cenovna raven daril v višini nekaj nad 20 tisoč tolarji pa naj bi bila namenjena najvišji ravni strank in poslovnih partnerjev. Naj kot zanimivost povem, da v ZDA celo predsednik države ne sme sprejeti darila, katerega vrednost presega 100 ameriških dolarjev. Darila po ekvivalentu vrednosti 100 dolarjev so torej nestandardna in le priložnostna.

Kolikokrat na leto sploh smemo dati oziroma sprejeti poslovno darilo?

Število daril na leto ni določeno in ni predpisano. Darila dajemo ob določenih priložnostnih. To so najpogosteje božič in novo leto. Povod za obdaritev pa so lahko tudi osebni dogodki, kot je napredovanje v podjetju, uspehi posameznika, posebni dogodki in predstavitve v javnosti ali pa tudi priložnostna osebna praznovanja, kot so rojstni dnevi, rojstvo otroka, poroka ali upokojitev.

Ali to pomeni, da mora podjetje oblikovati svojo politiko in strategijo obdarovanja poslovnih partnerjev?

Tako je, razmisliti velja predvsem o tem, koga obdarovati in ob katerih priložnostih. V marsikaterem podjetju že imajo pravilnike, ki predpisujejo, da zaposleni ne smejo ali lahko le v posebnih primerih sprejmejo poslovna darila. Ponekod jih nikakor ne smejo sprejemati tisti, ki se pogajajo s strankami. Malo pa je podjetij, ki bi imela izoblikovana pravila, kako naj sama obdarujejo poslovne partnerje. Poleg tega morajo podjetja voditi tudi seznam daril, ki so jih dala poslovnim partnerjem, da se ne bi zgodilo, da bi se darila ponovila, če bi se, denimo, nekateri ljudje, ki se z obdarovanjem ukvarjajo, zamenjali. Priporočljivo pa je tudi voditi seznam daril, ki smo jih prejeli, da se lahko za prejeto darilo primerno oddolžimo z zahvalnim pismom ali drugače.

Kako pa izberemo pravo poslovno darilo? Ali smo lahko pri izbiri tudi osebni?

Vsekakor smo lahko pri obdarovanju poslovnega partnerja tudi osebni. To pomeni, da se lahko v neposrednih stikih ali prek tajnic pozanimamo, s čim se ukvarja naš poslovni partner v prostem času, kaj najraje bere, s kakšnimi športi se zabava. Prav po izvirnosti in ne po ceni merimo kakovost nekega poslovnega darila. Poslovno darilo je cenjeno, če je izvirno. To pa pomeni, da moramo zanj porabiti nekaj svojega časa in domišljije.

Ali lahko predlagate nekaj izvirnega, česar pri nas še ne poznamo?

Pri nas je še premalo uveljavljen način obdarovanja, ko poslovnega partnerja za eno leto naročimo na kakšno zanimivo revijo, v svetu pa je obdarovanje z letnimi naročninami na različne revije in časopise pravi trend. Zelo v modi so naročnine na revijo za golf. Med primerna darila sodijo tudi žogice za golf, pisemski odpiralniki, športna oprema, pisarniška oprema, okvirji za slike, albumi za fotografije, darila za ljudi, ki veliko potujejo, torej deli potovalne opreme, manjše ure, etuiji za dokumente ali kozmetične torbice. Spekter daril je širok, treba je le upoštevati dve merili, to sta uporabnost in kakovost darila.

Kaj vse je v svetu ta hip moderno, pri nas pa še ne?

To je prav gotovo cvetje. V svetu je v navadi, da s cvetjem obdarujejo tudi moškega poslovnega partnerja, pri nas pa se to še ni prijelo. V primeru poslovnih daril je potrebno upoštevati tudi krajevne navade. Ponekod bi moški narobe razumeli, če bi za poslovno darilo prejeli cvetje. V svetu se poslovni partnerji velikokrat obdarujejo tudi s prehrambenimi izdelki, denimo s pecivom, sadjem, slaščicami, sirom ter z vinom in žganimi pijačami, pri nas ta navada še ni razširjena. Hrana kot poslovno darilo je primerna zato, ker jo lahko prejemnik podeli s svojim kolektivom.

Ali obstajajo ženska in moška poslovna darila?

Obstajajo ženske in moške različice poslovnih daril. Tudi pri nas smo bolj osredotočeni na pijače kot darila za moške in kozmetična darila, ki naj bi bila bolj namenjena ženskam. Vendar velja pravilo, da se s kozmetiko ne sme obdarovati, ker gre za preveč osebna darila, darila, ki so odvisna od okusa posameznika.

Ali se sme podariti kot poslovno darilo tudi parfum?

Ne, parfumov ne podarjamo več kot poslovna darila, danes velja izbor parfuma za osebno in ne poslovno zadevo.

Česa se torej poleg parfumov še ne daje?

Predvsem se je treba izogibati tako imenovanim množičnim, brezosebnim darilom, ki jih v podjetjih kupujejo v večjem številu. Tudi pri poslovnem darilu je namreč treba upoštevati osebnostni slog obdarovanca. Velikokrat pomaga, da se vživimo v obdarovanca in celo pomislimo, kaj bi si sami želeli za poslovno darilo. Poleg tega poslovna darila ne smejo nositi logotipov podjetja, ki obdaruje. Razen v primerih, ko gre za reklamna darila, ki sodijo v sklop reklamnih akcij. Ta napaka je v Sloveniji še precej razširjena. Prav lahko namreč pripeljemo poslovnega partnerja v neroden položaj, ko se nekega dne znajde med drugimi partnerji, ki imajo vsi pri sebi ali na sebi enako poslovno darilo z istim logotipom.

Torej, poslovna darila so dovoljena tudi za rojstni dan, kajne?

So, in ne samo za rojstni dan, pač pa tudi ob drugih pomembnih osebnih praznikih, kot so uspešno končanje šolanja, poroka, rojstvo otroka, osebno napredovanje in upokojitev.

Ali je v tem primeru možno tudi obdarovanje med zaposlenimi v kolektivu?

Obdarovanje med zaposlenimi je v tem primeru dovoljeno, ni pa dovoljeno, da bi podrejeni obdarovali nadrejene. To bi drugi sodelavci narobe razumeli, lahko celo kot podkupovanje. Izjema je le, če gre za skupinsko darilo ali pa za posamično simbolično neosebno darilo, torej za neko drobnarijo, ki jo lahko damo šefu. Nadrejeni pa nasprotno, lahko obdarujejo podrejene, a tudi to le ob določenih priložnostih, kot so dobro opravljeno delo, kar je pri nas zelo zanemarjen motiv za obdarovanje. Potem so to, kot že rečeno, tudi posameznikova obletnice dela v podjetju, ali pa njegove domače obletnice, kot so poroke, rojstvo otroka ali upokojitev.

In kako naj izročimo poslovno darilo?

Dobro je, če poslovno darilo podarimo v sklopu nekega slavnostnega dogodka, recimo na večerji ali proslavi. Vsako poslovno darilo moramo tudi zaviti. Papir naj bo večbarven, a brez vzorca, ali pa naj bo ta le črtast. Rožnati vzorci niso priporočljivi. Le bolj osebna darila so lahko okrašena z drugimi dodatki, kot so pentlje in okraski. Skratka, vsako darilo naj bo tudi po obliki osebno.

Kako pa sprejmemo poslovno darilo in kako ga odklonimo?

Pri nas ljudje ne znajo sprejeti daril, nekaterim je nerodno, nekateri so celo užaljeni ali pa darilo zavrnejo. Ko darilo sprejmemo, se moramo zanj vedno zahvaliti, ga pohvaliti in ga pred darovalcem tudi odpreti. Tudi če smo darilo prejeli prek pošte ali posrednikov, je navada, da se zanj pisno zahvalimo v posebnem zahvalnem pismu. V pismu se zahvalimo za darilo in obvezno povemo tudi nekaj besed o darilu samem, ga, denimo, opišemo in pohvalimo ter povemo, zakaj nam darilo ustreza. Sicer pa so zahvalna pisma lepo oblikovana ter kratka in jedrnata, njihov jezik pa je čist. Zahvalimo se lahko tudi po telefonu ali osebno. Seveda so primeri v podjetjih, kjer daril ne smejo prejemati, da poslovni partnerji darilo tudi zavrnejo, vendar tudi za ta primer obstajajo pravila. Darilo je treba vrniti v 24 urah v originalni embalaži, kot smo ga prejeli. Vrnemo pa ga s spremljajočim dopisom, v katerem se opravičimo poslovnemu partnerju, ker njegovega darila ne moremo sprejeti. Najbolj primerno in diplomatsko je, če se pri tem izgovorimo na politiko podjetja, ki nam ne dovoljuje sprejemati poslovnih daril. Če pa nam nekdo zavrne darilo, moramo to sprejeti pozitivno, ne da bi bili zato posebej užaljeni in zamerljivi.

Ali šteje za poslovno darilo tudi neka usluga ali plačano potovanje?

Poslovnim partnerjem seveda smemo ponuditi manjše usluge kot zahvalo za uspešno opravljeni skupni poslovni dogodek, vendar tudi tu velja načelo najvišje dovoljene vrednosti ekvivalenta 100 dolarjev, potovanje pa vsekakor presega to mejo. Če je potovanje dražje od ekvivalenta 100 dolarjev, gre za podkupovanje.

Ali je tisti, ki sprejme poslovno darilo, tudi karkoli dolžan darovalcu?

Nihče sicer ni nikomur nič dolžan, obstaja pa načelo recipročnosti tudi pri poslovnih darilih. To pomeni, da ob drugi priložnosti poslovnemu partnerju vrnemo darilo v istem cenovnem razredu. Ni pa nujno, da gre za enak dogodek. Strogo pa velja pravilo recipročnosti pri božiču in novem letu. To pomeni, da praviloma poslovnemu partnerju vrnemo božično ali novoletno voščilnico, prav tako pa tudi darilo. Če pa zamudimo ta rok, je bolje, da z darilom ne zamujamo, temveč ga podarimo naslednje leto.

Ali sme podjetje kot poslovno darilo podariti tudi izdelke, ki jih samo proizvaja?

Seveda sme. V tem primeru gre za reklamna darila, ki jih podjetje podarja le ob nekaterih priložnostih, denimo ob obletnici podjetja ali ob reklamnih akcijah.

In koliko naj bi podjetje zapravilo za poslovna darila na leto?

Ta vsota sicer ni določena, vsekakor pa mora biti skladna s splošnim finančnim stanjem podjetja. Obstajajo namreč podjetja, ki precej porabijo za poslovna darila, sama pa so v likvidnostnih težavah. To je popolnoma neposlovno in neprimerno. Zato je tudi vse več podjetij, ki se ob novem letu namesto za darila raje odločajo za zelo individualno izdelane čestitke ali pa določeno vsoto denarja preprosto namenijo za humanitarne namene. Poslovni partnerji velikokrat zelo spoštujejo takšno odločitev.

Ali sodi med darila tudi poslovno kosilo?

Poslovno kosilo ne sodi med poslovna darila. Se pa poslovna kosila vse bolj opuščajo tudi iz drugih razlogov. So precej draga, vzamejo preveč časa, problem pa je tudi pijača pri poslovnem kosilu. Po poslovnem protokolu bi smeli popiti na poslovnem kosilu le en kozarec alkoholne pijače, to pa malokdo spoštuje in meje se prestopijo. Poslovna kosila zato vse bolj nadomeščajo veliko krajši in učinkovitejši poslovni zajtrki. So tudi veliko cenejši in dogajajo se dopoldne, ko smo še spočiti in pripravljeni na poslovni pogovor.

Nekaj pravil za izbor poslovnega darila

Tistega, s katerim sodelujemo že vrsto let, ne bomo obdarili enako kot nekoga, ki pride prvič v podjetje. Pri oblikovanju strategije poslovnega obdarovanja je treba najprej poslovne partnerje razvrstiti v več skupin. Nekaj zgledov:
- Poslovnim partnerjem, ki pridejo prvič v podjetje, lahko v znak pozornosti podarimo svinčnik ali blok.
- Partnerjem, s katerimi se poznamo in bi želeli utrditi poslovni odnos, lahko podarimo rokovnik.
- Partnerjem, s katerimi imamo že dalj časa dobre odnose, lahko podarimo grafiko, pri čemer pazimo na cenovno omejitev.
- Pri partnerjih, ki so že prerasli v naše prijatelje, izbiramo bolj osebno obarvana darila, vezana na njihove konjičke in prosti čas.

Še posebej pazite na naslednje:

• Darila ne smejo biti kupljena v večjih količinah, pač pa naj bodo čimbolj izvirna.
• Darila naj obdržijo svojo izvirno blagovno znamko, in naj ne nosijo blagovne znamke podjetja, ki darilo poklanja.
• Ne podarjajmo izdelkov, ki jih ne poznamo.

Darila v luči etničnih in etičnih navad

Za obdarovanje japonskih poslovnih partnerjev velja, naj bodo poslovna darila zavita v ovojni papir pastelnih barv, vendar nikoli s pentljo. Nikoli se ne sme podariti štirih predmetov, ker je štiri hkrati beseda za smrt. Neprimerne so rdeče čestitke, ker na japonskem pošiljajo rdeča obvestila ob pogrebih.

Na Japonskem tudi ni primerno poklanjati belih rož, ker prav tako simbolizirajo smrt. Sicer pa je v deželi vzhajajočega sonca v navadi, da so poslovna darila obvezna vsaj dvakrat na leto - v začetku januarja in okoli 15. julija. Ta darila je primerno izročiti na najbližjem poslovnem sestanku okoli teh datumov.

Darila pri poslih z arabskimi poslovneži ne igrajo pomembnejše vloge in so le del gostoljubja. Dejstvo pa je, da bodo arabski poslovneži pričakovali, da jim boste izkazali podobno gostoljubje, kot ste ga bili sami deležni pri njih. Ponavadi je to zelo razkošno. Zelo so priljubljena darila znanih blagovnih znamk. Izogibati se je treba robčkom, ker jih povezujejo s solzami in s poslavljanji. Najpogostejše in najbolj dobrodošlo poslovno darilo v islamskem svetu je kompas, ker bo obdarovanca zagotovo pripeljal v Meko. V arabskem svetu moramo darila izročati z obema rokama, ali z desnico, nikakor pa ne z levico.