Program, ki spremeni podjetje

V zadnjem obdobju se zlivajo področja informatike, poslovne organizacije in komunikacij. Pravzaprav so vsa tri že tako prepletena, da se, ko govorimo ali pišemo o enem področju, drugima dvema preprosto ne moremo izogniti. Njihov medsebojni vpliv pa je kriv za hitre spremembe v človekovem poslovnem in tudi domačem okolju. Ta trend pa se (seveda) odraža tudi pri standardnih programskih paketih, ki so na voljo tudi na domačem trgu. Microsoft Office, Lotus Notes in Novell že dolgo niso več le urejevalniki besedil in preglednic, temvečsodobna orodja za povečanje učinkovitosti posameznega delovnega mesta, za komunikacijo ter sodelovanje. Med njimi je gotovo najbolj razširjen Microsoft Office, v njegovo zadnjo verzijo je vključen tudi novi Microsoft Outlook, zato bom kar na tem primeru opisal, kako so se zlila različna področja uporabe in kako komunikacijska komponenta počasi prihaja v ospredje.

Microsoft Outlook

Doslej smo lahko govorili o oknih, vendar šele zdaj res vidimo skoznje. Sam takoj po vklopu računalnika poženem Outlook, tako da sem že skoraj pozabil na videz zaslona Windows. Outlook je v osnovi komunikacijski program in omogoča sprejem, pošiljanje in obdelavo elektronske pošte. Okrog njega, le en klik z miško daleč, pa so vsi drugi potrebni programi: urejevalnik besedila, urejevalnik preglednic, program za predstavitve, baza podatkov in dostop na internet. Poleg tega lahko enako preprosto preskočim v nekaj uporabnih programčkov in vpišem novo kontaktno osebo, s katero se pravkar pogovarjam, novo nalogo, ki sem jo sprejel, nov sestanek ali drugo obveznost v koledar ali pa naredim preprost zapis v beležko, računalnik pa me medtem sam sproti opozarja na vsa sprejeta sporočila. Najbolj razveseljivo je dejstvo, da mi za urejenost podatkov na računalniku ni treba več skrbeti, saj program za to poskrbi sam. Nobene potrebe ni, da bi sam razmišljal o tem, kako hraniti podatke, kako jih poiskati in podobno. Vse je urejeno. Če želim podatke iz beležke, le kliknem in že jih lahko pregledujem. Razvrstim jih lahko po abecedi, po datumih ali na kakšen drug način, ki si ga zaželim.

Osebna učinkovitost

Začnimo s koledarjem. Vanj lahko vpisujemo svoje načrte o sestankih, obiskih, dopustih, golfu, naloge, ki jih moramo opraviti in podobno. Za vpis je vse pripravljeno, izberemo dan in uro ter vnesemo kratek opis. Program poskrbi sam, da na isto uro ne moremo vnesti dveh nalog. Posebej pa je priročen, ko moramo svoje načrte spremeniti. Za to ne potrebujemo radirke, prepisovati tudi ni treba, le z miško prenesemo opis na naslednji primeren prost termin, ki nam ga program tudi pomaga poiskati. Zadnji zaznamek vnesemo, ko opravek zaključimo, in tako poskrbimo za natančen dnevnik. Tako lahko koledar uporabimo tudi kot poročilo nadrejenemu o opravljenih aktivnostih, za lastno preverjanje ali analizo porabljenega časa in nenazadanje za učenje planiranja porabe časa.

Naslednji pripomoček je imenik. Elektronske vizitke imajo enotno obliko in v njih je dovolj urejenega prostora za katerikoli podatek o naslovu. Vnos podatkov v imenik je zelo pomemben zato, ker nam v nadaljevanju olajša navezovanje stikov z izbranimi osebami. Program namreč sam poskrbi, da pošlje sporočilo naslovniku na najprimernejši način, po faksu, internetu ali pa na primer po notranji pošti. Vnešene podatke lahko tudi brez prepisovanja uporabimo v urejevalnikih besedila in drugih programih ter si tako prihranimo čas za iskanje in prepisovanje.

Komunikacija

Na voljo imamo široko paleto načinov za navezovanje stikov z izbranimi osebami, toliko, da bi jih bilo praktično nemogoče obvladati brez ustreznega tehničnega znanja. Za lahkotno obvladovanje tudi v tem primeru skrbi program Microsoft Exchange Server. Program hrani podatke o vseh osebah iz imenika in kot elektronski poštar skrbi, da naša sporočila pobere iz poštnega nabiralnika in pošlje naslovnikom. Od poštarja se loči le po tem, da nabiralnik prazni sproti in ne le enkrat dnevno. Exchange Server deluje nevidno, sami uporabljamo le Outlook, tako da ni strahu, da bi se morali spet česa naučiti. Poleg tega sporočilo sodelavcu v podjetju pošljemo na enak način kot zunanjim sodelavcem.

Uporabno je uvrščanje posameznih oseb v skupine. Sporočilo lahko pošljemo na naslov skupine, program pa poskrbi, da ga dobi vsak član skupine. Za učinkovito komunikacijo znotraj podjetja je uporabno, če vse zaposlene razvrstimo v skupine, torej vsakega v eno ali več skupin: vodstvo, prodaja, inženiring, nabava, logistika Imenik postane tako mimogrede še organizacijska shema, ki jo potrjuje praksa. Pomislimo, ali lahko za nekoga trdimo, da je član neke skupine, če obenem menimo, da ne potrebuje enake informacije kot drugi sodelavci. Pošiljanje sporočil med zaposlenimi res še ne pomeni sodelovanja v podjetju, a za začetek je tudi to dovolj.

Konec z listki

Informatika naj bi nadomestila gore papirja. Zaenkrat se papiprni industriji še ni bati, saj potrebujemo vse več papirja. Mogoče pa je prav Outlook znanilec sprememb. Zaenkrat učinkovito nadomešča le listke, s katerimi sodelavcem sporočamo, da potrebujemo to ali ono, da jih je klical ta pa ta, in podobno. V podjetjih, ki uporabljajo elektronsko pošto, listkov praktično ni več. Preprosteje je poslati sporočilce preko računalnika. Naslovnik ga lahko prebere takoj, ko sede za svoj računalnik na delovnem mestu, doma ali na potovanju. In še nekaj prednosti je. Nihče ne more reči, da listka ni dobil, saj računalnik vestno beleži vse dogodke. Skupaj z listki lahko pošiljamo pripete kar datoteke v standardnih Microsoft Work, Excell, Powerpoint in drugih formatih. Ne potrebujemo več disket, prenos pa je hiter. Srednje dolgo datoteko, na primer tale tekst, lahko pošljemo naslovniku v nekaj minutah ne glede na to, ali je v Ameriki, Murski Soboti ali sosednji sobi. Prejemnik ima tako takoj na voljo podatke za nadaljnjo obdelavo, saj prepisovanje ni potrebno.

Telefonski pogovori

Z uporabo elektronske pošte zmanjšamo število telefonskih pogovorov. Predvsem poslovnih, ki so praviloma daljši od časa, potrebnega za prenos elektronske pošte, saj med telefoniranjem precej časa porabimo za klepet. Elektronska pošta sicer še nima pravne veljave, vendar je zelo primerna za vodenje evidence o stikih. Program v glavi sporočila sam vpiše datum in uro, ko smo sporočilo poslali; v primeru, da smo naslov napisali napačno, se sporočilo vrne v nekaj minutah, tako da vemo, da ga naslovnik ni prejel; vpiše tudi ime naslovnika in pošiljatelja, kratek opis vsebine in podobne podatke. Tako se lahko na ta sporočila sklicujemo, če je to potrebno. Vsekakor je možnosti za nesporazume precej manj, saj je nenazadnje vse črno na belem, s tem pa se tudi zmanjša potreba za nove klice.

Tajnica

Računalnik tajnice prav gotovo ne more nadomestiti, lahko pa bolje in natančneje opravi vrsto uporabnih, preprostih in zamudnih opravil. V primerih, ko smo dalj časa odsotni, Out of Office Assistant (“Pomočnik za primere, ko nas ni v pisarni”) , da dobi vsakdo, ki nam pošlje sporočilo, vnaprej pripravljen odgovor, prejeto sporočilo pa shrani ali pa ga posreduje vnaprej določeni osebi v podjetju. Tako lahko vsa naša sporočila sprejme tajnica ali pa oseba, ki je za čas naše odostnosti prevzela del naših nalog. Sporočila gredo naprej v trenutku, tako ne prihaja do zamud, pa tudi izgubiti se ne morejo. Obenem avtomatska tajnica poskrbi, da vsem, ki so nam poslali sporočilo, vrne naše obvestilo, da smo odsotni.

Sicer pa lahko skrb za vso našo pošto prepustimo pravemu poštnemu čarovniku. Rules Wizard (“Čarovnik po navodilih”) lahko skrbi za vso našo pošto. Prejeto pošto pregleda in razvrsti glede na pošiljatelja, vsebino ali oznako sporočila in jih po naših navodilih sam meče v smeti, posreduje naprej sodelavcem ali razvrsti v primerno mapo za kasnejšo obdelavo. Navodila vpišemo le enkrat. Njihov vpis je preprost, prav tako pa jih lahko kadarkoli preprosto dopolnjujemo in spreminjamo, vnesemo na primer ime novega partnerja, katerega sporočila naj se shranjujejo v mapi »NUJNO!«.

Program lahko opravi še eno zamudno opravilo: pripravi seznam vseh dogodkov, povezanih z določeno osebo ali temo. Delo, za katerega bi človek porabil kar precej časa, pa še ves čas bi moral voditi posebno evidenco, opravi računalnik v trenutku. Podatke ima tako ali tako vse na voljo, saj vse sproti pomni. Tako je treba le pognati Journal, ki izpiše zgodovino za željeno obdobje.

Simultanka

Število dolgih telefonskih pogovorov je res manjše, vendar se z vsako izdano vizitko z našim elektronskim naslovom povečuje število prejetih elektronskih sporočil. Število je veliko tudi zato, ker nas Outlook pravzaprav zapeljuje s svojo preprostostjo pošiljanja sporočil. Telefoniramo lahko samo eni osebi naenkrat, sporočila pa lahko pošiljamo več osebam naenkrat, nekaterim tudi samo v vednost. Vsako sporočilo je potem treba prebrati in po možnosti nanj odgovoriti. Ko isto sporočilo pošljemo desetim osebam, lahko pričakujemo, da jih bo vsaj pet odgovorilo. Spet smo mi na vrsti, da odgovorimo, in število sporočil prične strmo naraščati. Kar naenkrat se znajdemo sredi simultanke. Če jo obvladamo, nam bo tak način dela prinesel precejšnjo prednost, sicer pa le preobremenjenost in težave. Rešimo se lahko z že omenjenim poštnim čarovnikom, ki bo vsaj del sporočil pometal v koš, del preusmeril na sodelavce in nam posredoval le najpomembnejša sporočila. Tako bomo zmagovali s kakovostjo in ne s količino.

Intranet

Standardi, na primer ISO, zahtevajo primerno evidenco in razpoložljivost vseh dokumentov in poslovnikov podjetja vsem zaposlenim. V srednje velikem podjetju to pomeni stotine kilogramov papirja in težave s seznanjanjem in posledično tudi uvajanjem sprememb. Korak naprej k rešitvi teh težav omogoča intranet. Okolje (program) je enako kot na internetu, torej Internet Explorer, razlika je le ta, da v primeru interneta lahko brskamo po vsem svetovnem spletu, v primeru intraneta pa le v okolju podjetja, pri čemer je podjetje lahko le na eni lokaciji ali pa na več različno oddaljenih lokacijah. Intranet uporabimo za preslikavo celotnega podjetja v računalniško obliko. Praviloma velja, da je preslikava urejenega podjetja preprosta, sicer pa nastopijo težave. Rešitev je ena sama. Če ne gre, reorganizirajte podjetje. Zanesljivo niste konkurenčni.

Konference

Dvig kakovosti dela s strankami je nikoli končan proces. Namesto, da bi sedeli na sestankih na to temo, je primerneje odpreti konferenco na intranetu. V njenem okviru so vsem sodelavcem na voljo sveži podatki o številu in vrsti reklamacij ter predlogi za izboljšanje dela oziroma spremembo dela poslovnika, ki pokriva določeno področje. S svojimi pripombami lahko sodelujejo vsi sodelavci, ki se lahko odločajo tudi za ali proti predlaganim spremembam. Tak način dela zagotavlja kar nekaj prednosti: hitrost uvajanja sprememb je višja, odpor do sprememb pa manjši, saj ga vsi sodelujoči čutijo kot nenehno prisoten proces. Poleg tega lahko spremembe uvajamo postopoma, v majhnih korakih, tako da jim lahko sledimo le skozi daljše časovno obdobje enega polletja ali leta.

Sodelovanje

Tudi sestanki so sestavni del poslovnega življenja. Vsi se zavedamo, da na njih izgubimo preveč časa, vendar brez njih ne gre. Zdaj jih je zaradi interne elektronske pošte in konferenc sicer precej manj, vendar so izredno pomembni zaradi osebnih stikov. Posle in dogovore še vedno sklepamo ljudje, mar ne! Outlook nam najprej pomaga poiskati primeren termin, ko imajo vsi udeleženci čas. Napišemo še vabilo, dnevni red, dodamo gradivo v obliki datotek, kliknemo in vabila so oddana. Program sam vsem povabljenim vpiše sestanek v njihove osebne koledarje, tako da preverjanje ni več potrebno. Da se je informatika zelo približala realnemu svetu, dokazuje še ena funkcija. V primerih, ko kdorkoli izmed udeležencev želi zaradi katerihkoli razlogov spremeniti termin sestanka, lahko to stori, program pa na njegovo željo obvesti vse druge in ustrezno popravi njihove koledarje. Program tako poskrbi za marsikaj, za lastno disciplino pa bomo morali kar sami.

Obrazci

Na intranetu lahko ponudimo sodelavcem standardne obrazce, predloge, pogodbe in podobno. Potni nalog si lahko tako napiše vsak sam, saj za to potrebuje približno enako časa, kot če se sprehodi do osebe, ki izdaja potne naloge v klasično urejenem podjetju. Prav tako je preprosteje izdelati poročilo o poslovnem srečanju, narediti zahtevek za povračilo poslovnih stroškov, stroškov reprezentance in podobno. V primerih, ko se obrazci zaradi zakonodaje ali zaradi drugih vzrokov spremenijo, o tem ni treba posebej obveščati vseh sodelavcev, pa tudi starih obrazcev nam ne bo treba metati v smeti. Preprosto samo zamenjamo obrazec na intranetu. Sodelavcem so prav tako na voljo zadnji vzorci pogodb o zaposlitvi, izobraževanju, boniteti in drugi. Poleg tega imajo vpogled v zadnje verzije pravilnikov in poslovnikov podjetja, tako da lahko pogodbe pripravijo sami. Osebo, ki jo želite zaposliti v svojem podjetju in naj bi znala delati z računalnikom, lahko takoj praktično preizkusite tako, da si napiše svojo pogodbo o zaposlitvi.

Predstavitev podjetja

Sodobno podjetje ima svojo domačo stran na internetu. Zato potrebuje vse svoje predstavitveno gradivo, prospekte in druge materijale tudi v elektronski obliki. Iste materijale ponudimo tudi na intranetu. Tako so vsi sodelavci seznanjeni z zadnjo ponudbo podjetja. Iskanje materijalov ni potrebno, pa tudi nikoli jih ne zmanjka, saj si jih lahko natisnemo sami ali pa jih pošljemo izbrani osebi po elektronski pošti. S tem izboljšamo vedenje vseh zaposlenih o podjetju, poskrbimo za interni marketing in omogočimo ljudem, da ustrezno predstavijo svoje podjetje v okolju svojih prijateljev in znancev.

Zaključek

Konkurenčnost podjetja danes že merimo s stopnjo njegove informatizacije. Spremembe na področju informatike, organizacije poslovanja in komunikacij so vse hitrejše, oziroma so stalno prisotne. Zato ne zadošča, da se v podjetju odločimo za nakup opreme. Odločiti se moramo za proces informatizacije in držati korak z razvojem. Leta 1990 smo še lahko sedli za zaslon z značilnim DOS sporočilom, leta 1995 nas je pozdravil značilen Windows zaslon, na začetku leta 1997 ga je že nadomestil Outlook, konec leta 1997 pa je to že Internet Explorer 4.0. Ali lahko sledimo? Uspešna konkurenca poskuša celo prehitevati!

Brez 20 ur tečaja ne bo šlo

Microsoft Outlook je izhodišče, s katerim organiziramo vrsto svojih dejavnosti in se lahko precej razbremenimo. Toda da bi dosegli zaželeno učinkovitost, bomo morali najprej stopiti na ne več kot 20-urni tečaj za uporabnike. Saj se tudi upravljati z avtomobilom nismo naučili iz priročnika.