Projektno vodenje

Podjetja praviloma opravljajo svojo dejavnost kot utečeno "operacijo", občasno pa morajo izpeljati tudi kak projekt; so pa podjetja, ki ves čas delujejo projektno. Projekt je začasna dejavnost, ki se je lotimo s ciljem, da po določenem času pridemo do želenega rezultata, ki je lahko izdelek ali storitev. Projekt se konča, ko so cilji doseženi ali pa pridemo do sklepa, da ciljev ne bomo mogli doseči ali jih celo ne potrebujemo več. Lahko traja poljubno dolgo, vendar projekte, ki bi trajali več kot pet let, srečujemo bolj poredko.

Vsak projekt je pomemben podvig za podjetje. Običajno ga razdelimo na nekaj projektnih faz, saj ga s tem bolje obvladamo. Cilj vsake projektne faza je otipljiv rezultat, kot sta študija ali prototip izdelka. Življenjski cikel projekta določa začetek in konec projekta. Običajno prek življenjskega cikla projekta določimo, katera tehnična opravila morajo biti narejena v posameznih fazah projekta in kateri ljudje s specifičnimi znanji morajo v posamezni fazi projekta sodelovati. Ti opisi so lahko tudi zelo podrobni. Pri pripravi projekta moramo najti pravo mero med obsegom, razporedom in razpoložljivimi viri. V splošnem to pomeni načrtovanje, organiziranje in spremljanje projekta in opravil, tako da najučinkoviteje pripeljemo projekt do konca.

Kako se lotiti projekta

Projektno vodenje je praktična uporaba znanj, spretnosti, orodij in tehnik, namenjenih zadovoljevanju potreb in pričakovanj projekta. Treba je poudariti, da je precej procesov znotraj projektnega vodenja ponavljalnega značaja. To je pretežno zato, ker je treba projekt skrbno in podrobno dodelati skozi njegov življenjski cikel. Več ko vemo o projektu, laže ga bomo obvladovali.

Projekt lahko razdelimo na štiri glavne korake. Najprej projekt določimo, nato izdelamo projektni načrt. Projektni načrt nato spremljamo in vzdržujemo, na koncu pa projekt sklenemo. Projekt določimo in ga sklenemo (seveda) sami. Pomoč pri izdelavi projektnega načrta, njegovem spremljanju in vzdrževanju pa nam ponujajo različni programski paketi.

V prvem koraku sprejmemo vse pomembnejše odločitve, ki zadevajo projekt. Sklepi, do katerih pridemo v tej fazi, tvorijo dušo projekta. Določiti moramo, kako obsežen bo projekt in katere cilje želimo z njim doseči. Ugotoviti moramo, kaj vse bo treba narediti in to razdeliti po opravilih. Glede na to moramo določiti vire in preveriti, ali jih imamo dovolj. K virom štejemo tako ljudi kot tudi opremo. Brez časovnih okvirov ne gre, zato moramo določiti tudi te. Torej, kdaj naj bi bil projekt končan in kakšne so želje oziroma omejitve glede na čas. Sama vsebina projekta je praviloma napisana v obširnejšem besedilu, kjer so tudi razlaga ozadja, vzrokov za projekt ter pričakovanja.

Drugi korak je izdelava projektnega načrta, ki je srce projektnega vodenja. Tu so na enem mestu določeni obseg, viri in časovni okviri projekta. V projektnem načrtu natančno določimo vsa potrebna opravila. Iz njega lahko razberemo, kdo mora kaj narediti, kakšni so stroški za posamezno opravilo in celoten projekt. Iz projektnega načrta je tudi razvidno, kako si posamezna opravila sledijo in kako se med seboj prepletajo, kakšni so časovni okviri za posamezno opravilo in, seveda, koliko časa bo projekt trajal. Za izdelavo ustreznega projektnega načrta moramo določiti vsa opravila znotraj projekta in kdo jih bo opravil in nadziral. Od ljudi, ki bodo dodeljeni posameznemu opravilu, moramo dobiti predvidene časovne okvire trajanja opravila. Na tem mestu se moramo tudi odločiti, kakšno bo sosledje opravil. Ali sta dve opravili morda neodvisni in lahko potekata hkrati in ne drug za drugim? Tako sicer prihranimo nekaj časa, vendar potrebujemo več ljudi, in podobno. Nekatera opravila pa so odvisna od rezultatov oziroma izsledkov predhodnih opravil in se lahko začnejo šele tik pred ali po izteku teh opravil. Določiti moramo tudi časovne roke, če želimo, da se določeno opravilo konča ob točno določenem času, kar je seveda omejitev.

Pri sestavljanju projektnega načrta pa so nam v veliko pomoč programska orodja, namenjena projektnemu vodenju. V program vnesemo dejavnosti ter njihovo predvideno trajanje, določimo potrebne vire za izpolnitev naloge ter povežemo naloge med seboj, tako da dobimo zaporedje potrebnih dejavnosti. Različni pogledi, kot je Ganttov diagram, nam prikazujejo sosledje in soodvisnost posameznih dejavnosti kot tudi preglede zasedenosti zmogljivosti ter spremljanje uresničevanja načrta.

Naslednji korak je spremljanje in vzdrževanje projektnega načrta. Ko se projekt začne, postane projektni načrt v elektronski obliki pomembno orodje, s katerim nadziramo in spreminjamo posamezne parametre znotraj njega. S programom veliko laže spremljamo, kako napredujejo posamezne faze projekta in celoten projekt. Primerjava realnih podatkov iz projekta s predvidenimi, ki smo jih zapisali v projektnem načrtu, je zelo enostavna. Vse si lahko tudi natisnemo in si ogledamo na papirju. Po potrebi spremenimo časovne okvire, obseg in druge parametre tako, da zadostimo zastavljenim ciljem s čim manjšim odstopanjem. Na tem mestu tudi zaznamo večje težave, ki lahko pomembno vplivajo na uspešnost projekta ali pa na časovne okvire. Podrobnejša analiza nam pokaže, kako so posamezniki obremenjeni. Seveda se lahko pokažejo tudi dodatne možnosti, ki jih med načrtovanjem nismo zaznali in z ustreznim preoblikovanjem lahko projekt sklenemo tudi predčasno. V veliko pomoč nam je lahko programski paket tudi pri modeliranju in simulaciji različic (kaj se bo zgodilo, če spremenimo določen parameter in podobno). Ker so vsi podatki že v elektronski obliki, lahko enostavno izpišemo zgolj tiste, ki jih želimo. Lahko nas zanimajo le tista opravila, ki zamujajo, ali pa opravila, ki so najdražja, in podobno.

Zadnji korak je sklep projekta. V trenutku, ko smo dosegli cilj projekta in zadostili vsem kriterijem, ki smo jih določili v projektnem načrtu, je čas, da projekt sklenemo. Podobno kot začetek projekta je tudi njegov sklep zelo pomemben. Potegniti moramo tudi črto in se nekaj naučiti, da bomo lahko izsledke in izkušnje, ki smo si jih nabrali med projektom, uporabili tudi v prihodnje. Povsem na mestu je, da naredimo primerjavo med načrtom in dejanskim potekom projekta. Taka izkušnja je zelo dobrodošla, saj se bodo le tako pri naslednjem projektu odstopanja med načrtom in dejanskim potekom projekta manjša. Nikoli pa ne smemo pozabiti arhivirati projektne dokumentacije v elektronski in papirni obliki, saj nam lahko, če ne drugega, kasneje rabi kot priprava in izhodišče za nov podoben projekt.

Programski paketi za projektno vodenje

Na trgu srečamo kar nekaj programskih paketov, ki so nam v izdatno pomoč pri projektnem vodenju. Zelo znan je Sure Trak Project Manager podjetja Primavera. Sure Trak je namenjen spremljanju predvsem manjših in srednje velikih projektov. Naslednji programski izdelek, ki ga velja omeniti, je Project KickStart 3 podjetja Experience in Software. Program obvladuje skoraj poljubno velike projekte, saj zmore obdelati do 1000 opravil in do 100 virov. Project KickStart 3 se poveže tudi z Microsoftovim Projectom in izdelki zbirke Office, kar se izkaže za zelo uporabno. Program OnProject istoimenskega podjetja deluje tudi prek svetovnega spleta, kar je dobrodošla novost na tem področju. Na koncu pa omenimo še Microsoft Project. Lahko bi rekli, da je ta de facto standard na tem področju, saj ga vsaj občasno uporabljajo skoraj vsi, ki se resno ukvarjajo z projektnim vodenjem. Tudi v slovenskem prostoru je zelo razširjen. Trenutna različica je 2000, kmalu pa pričakujemo tudi izid nove, XP.

Zgled projekta: ORGANIZIRAJMO PIKNIK

Definicija. Želimo organizirati sindikalni piknik. Povabili bomo vse zaposlene in njihove družinske člane. Piknik bo 15. oktobra. Pričakujemo okoli 50 ljudi. Zbirno mesto bo na parkirišču pred podjetjem, od koder se bomo odpeljali z avtobusom na cilj, kjer bomo pekli na žaru. Organizirali bomo tudi športna tekmovanja. Določimo glavnega usklajevalca projekta.

Načrt. Razdelimo ga na več dejavnosti, ki vključujejo manjša opravila. Treba je poiskati primeren prostor, pripraviti hrano in pijačo ter organizirati igre s potrebnimi rekviziti. Za vsako opravilo določimo osebo, ki ga bo izvedla. Ker so določene dejavnosti odvisne od drugih, določimo tudi roke, do katerih morajo biti izvedene. Najprej izberemo ustrezen prostor. Nato lahko poiščemo najugodnejšega avtobusnega prevoznika in določimo vrste športnih dejavnosti. Vzporedno poteka razpošiljanje vabil in zbiranje prijav. Določiti moramo tudi vrsto in količino hrane in pijače, ki jo potrebujemo, in zadolžimo nekoga, da vse to priskrbi. Za pripravo in peko hrane zadolžimo nekaj ljudi z ustreznimi izkušnjami.

Spremljanje in vzdrževanje načrta. Že ob začetku lahko ugotovimo točnost odhoda ter ocenimo število udeležencev. Ker je med udeleženci več otrok, kot je bilo prijavljenih, lahko zmanjka brezalkoholnih pijač, zato priskrbimo še dodatne količine soka. Na odbojkarskem igrišču so luže, zato spremenimo načrt športnih iger tako, da bomo igrali nogomet na travniku.

Sklep. Ker smo dosegli vse cilje projekta Piknik (zaključeno športno tekmovanje, nihče ni lačen in žejen, imeli smo se lepo), ugotovimo, da je projekt končan. Ocenimo, da je projekt uspel in zberemo še dodatne povratne informacije od udeležencev. Veliko jih je imelo pripombe zaradi preveč pečene hrane, zato bomo naslednjič izbrali drugo ekipo za pripravo hrane. Lokacija je bila primerna. Piknik je bil dobro organiziran, zato dobi usklajevalec še posebno pohvalo.

Že za tak projekt lahko uporabimo programsko opremo za vodenje in spremljanje projektov. V tem primeru bi vpisali v program vse dejavnosti (izbira prostora, prevoznika, prostora za piknik...), ki jih moramo narediti. Vsaki dejavnosti bi določili predvideno trajanje in jih povezali v smiselno zaporedje. Določili bi nosilce nalog ter potrebne rekvizite, ki jih določena dejavnost zahteva. Za posameznika lahko izpišemo seznam nalog in ugotavljamo obremenjenost ter po potrebi spremenimo plan. V Ganttovem diagramu lahko opazimo, da zamujamo z izbiro avtoprevoznika, zato predvidimo dodatnega človeka za pomoč. S simulacijo ugotovimo, da smo pri količini brezalkoholnih pijač na meji. Če bo prišlo nekaj otrok več, kot smo predvideli, nam bo teh zmanjkalo.

Sklenemo lahko, da je uporaba računalnika in ustrezne programske opreme lahko v izdatno pomoč pri projektnem vodenju. Zavedati pa se moramo, da programska oprema ni vsemogočna, saj moramo predvsem sami pri sebi razčistiti kaj želimo doseči in kako bomo prišli do cilja.