Rešitev se imenuje intranet

Podjetnik z vsaj nekaj znanja o rabi računalnika ponavadi kar dobro pozna možnosti iskanja najrazličnejših podatkov na mednarodnih računalniških mrežah, torej iz virov zunaj podjetja. Večina podjetnikov pa zelo malo ve o tem, kako lahko poiščejo podatke in si jih izmenjujejo v svojem podjetju.

Intranet v podjetju

Eno od najbolj učinkovitih možnosti komuniciranja in izmenjavanja podatkov znotraj podjetja ponuja interna računalniška mreža ali intranet. Ime spominja na veliko večjega brata Internet, s katerim se intranet v resnici lahko v marsičem tudi primerja. Tako kot Internet nam tudi interna mreža omogoča hitro in poceni iskanje informacij brez posebnega dodatnega znanja, baze podatkov lahko sproti obnavljamo, izognemo se nepotrebnemu prenašanju papirja, zaposleni imajo lahko dostop do nekaterih podatkov celo z domačega računalnika itd.

Primer iz Slovenije

Interno računalniško omrežje je načeloma primerno za vsako podjetje, še toliko bolj pa za večje, kjer komuniciranje med zaposlenimi pogosto ne teče tako, kot bi moralo. To seveda ne pomeni, da se mala podjetja lahko vnaprej odpovedo takšnemu sistemu, saj se navsezadnje tudi ta spogledujejo z rastjo v prihodnosti.

Za ponazoritev navedenega si lahko ogledamo zelo uspešen primer praktične uporabe internega informacijskega sistema, ki ga je razvilo slovensko podjetje, ko je bilo še na začetku svojega razvoja. V Hermes Softlabu so začeli graditi interni informacijski sistem že takoj po ustanovitvi; sprva so med seboj povezali le tistih nekaj računalnikov, ki so jih pač imeli, sčasoma pa se je njihovo število povečevalo in danes jih je v omrežju že približno 150. Ker gre za interno omrežje, imajo dostop do podatkov samo zaposleni, zato dostop z računalnika izven podjetja na omrežje ni mogoč. Vsebino na intranetu oblikujejo zaposleni sami in to povsem prosto - vsebina ni povezana zgolj z delom v podjetju.

Vsebina na internem omrežju je zaradi boljše preglednosti razdeljena na več področij. Prvo predstavljajo splošne informacije: interni telefonski imenik, seznam naslovov v interni knjižnici in celo vremenska napoved (podjetje ima povezavo s Hidrometeorološkim centrom). Drugo področje vsebuje rubriko Dokumenti, v kateri so shranjene informacije, neposredno povezane z delom v podjetju. Če želi, na primer, tajnica poslati poslovno pismo v tujino, si lahko na zaslonu računalnika ogleda vzorec takšnega pisma in si tako prihrani marsikatero skrb. V Dokumentih pa so zaposlenim vedno na dosegu tudi različni vzorci zagotavljanja kakovosti.

Tretje večje področje sestavljajo podatki o projektih, ki tečejo v podjetju. Tu so domače strani posameznih delovnih skupin, organiziranih znotraj podjetja, predstavljeni so njihovi projekti, podatki o prodaji izdelkov, komentarji in kritike o izdelkih, predstavljeni pa so tudi člani skupine. Vsak član ima poleg tega še svojo domačo stran, na kateri se predstavlja.

Ker mreža nastaja povsem spontano in neobvezno, lahko posameznik ali skupina svojo stran kadarkoli spremeni ali jo dopolni, pri čemer so praviloma vse novosti označene s posebnim znakom.

Racionalna skrb za kakovost

Podjetja, ki poslujejo po ISO standardih, se pogosto ukvarjajo s vprašanjem, kako poskrbeti za obveščanje zaposlenih in za distribucijo poslovnika kakovosti. V Hermes Softlabu so ta problem učinkovito rešili z uporabo intraneta. "Če bi imeli poslovnik tiskan na papirju, kot ga imajo druga podjetja, bi morali vsakemu zaposlenemu dati izvod tiskanega gradiva. To pa bi pri več kot sto zaposlenih pomenilo kar velik strošek, ki zdaj odpade," pravi direktor za kakovost, Miro Germ. "Hkrati je na internem omrežju zaposlenim vedno dosegljiva zadnja verzija poslovnika, brez mreže pa bi morali ob vsaki spremembi tiskati novo gradivo in ga razpošiljati naokrog."

Prednost takšne uporabe internega informacijskega sistema pa postane še večja, kadar podjetje istočasno posluje po več vzorcih zagotavljanja kakovosti. V Hermes Softlabu na primer poslujejo razen po standardu ISO 9000 še po Hewlett-Packardovem poslovniku kakovosti, po tehnološkem vzorcu za izdelovanje programske opreme, ki so ga razvili v ameriški vojski, in po slovenskem vzorcu, ki šele nastaja. Vsi ti vzorci so v celoti predstavljeni na intranetu, tako da so zaposleni natančno seznanjeni z njimi.

Povezovanje v mednarodna računalniška omrežja postaja pogoj za učinkovito komuniciranje podjetja z zunanjim okoljem, vendar bi morali podjetniki nameniti enako skrb tudi vzpostavitvi lastnega, internega omrežja. Z njim si bodo zagotovili učinkovit pretok informacij med zaposlenimi in tako racionalnejše delo, zaposleni pa ne bodo več obremenjeni s pomnenjem vseh mogočih informacij in brskanjem med kupi papirjev.