Skrivnosti uspešnega pogajalca

Neka ameriška banka je pred leti želela investirati v japonsko družbo Sumitomo. Dogovorili so se za sestanek z njihovimi predstavniki, vendar jim niso povedali, kaj je namen sestanka. Po dveh urah in pol pogajanj so vprašali Japonce, kaj menijo o predlogu. Ti so odvrnili: »Ničesar ne razumemo.« »Kako ne razumete?« so se začudili Američani, »kje naj začnemo?« Japonci so jim odvrnili: »Ničesar ne razumemo. Začnite na začetku.« Američani so na koncu spoznali, kaj je bil vzrok nesporazuma. Ker pred sestankom niso sporočili natančnega namena sestanka, so jih Japonci napotili v napačen oddelek.

Zgodba je smešna, vendar baje resnična. Povedal jo je ameriški predavatelj Al H. Ringleb na seminarju Kako se uspešno pogajati?, ki ga je imel pred časom v Ljubljani. Z zgodbo je želel ponazoriti, da so pogajanja bistveno zahtevnejša stvar, kot si ponavadi predstavljamo. Poglejmo še nekaj modrosti Ringleba, ki slovi kot vrhunski strokovnjak za pogajanja.

Naredite domačo nalogo

Če se želite uspešno pogajati, morate vedeti, s kom imate opravka. Pred začetkom pogajanj zberite čim več informacij o nasprotni strani, o ljudeh v pogajalski skupini, o njihovih osebnih težavah, osebnih ciljih, o zgodovini podjetja in o izkušnjah drugih podjetij s tem podjetjem ... Nobeno vprašanje o nasprotni strani naj ne ostane brez odgovora.

Pred pogajanjem sestavite kontrolno listo

Še preden se začnete pogajati, morate natančno vedeti, kakšen je vaš cilj, katere so druge možnosti za dosego cilja in katere so alternative, če se ne boste mogli sporazumeti. Pri postavljanju cilja upoštevajte, da ga morate postaviti dovolj visoko. Če boste rekli pogajalcu, da mora iztržiti 10 enot, jih bo iztržil, toda če bi mu rekli, da je cilj 12 enot, bi zelo dobremu pogajalcu uspelo tudi to. Pri postavljanju alternativ pa imejte vedno v mislih, da je pri pogajanjih močnejša tista stran, ki ima v rezervi več alternativ.

Izberite kraj pogajanj

Tako kot v športu ima tudi pri pogajanjih prednost tisti, ki se pogaja na svojem terenu. Torej, če nasprotnika ne poznate, ga povabite k sebi.

Začetno ponudbo prepustite nasprotniku

Spretni pogajalci ponavadi prepustijo nasprotni strani, da prva pove svojo ponudbo. To je pomembno, saj je vedno močnejša tista stran, ki ima več informacij. Primer: Če nekaj prodajate za 100 enot in vam kupec ponudi 80, lahko rečete: Prav, dogovoriva se za 90. Toda spretni pogajalec bo raje počakal, da to reče nasprotna stran. Kajti potem ve, da je kupec pripravljen plačati vsaj 90 enot. Manevrski prostor zdaj ni več med 100 in 80, ampak med 100 in 90.

Naučite se komunicirati

Zavedajte se, da vaša moč izhaja iz sposobnosti jasnega komuniciranja. Narava nas je obdarila s parom ušes in le z enimi usti. Približno v takšnem razmerju tudi komunicirajte. Torej, pozorno poslušajte sogovornika, delajte si zapiske in vsake toliko časa recite: Povzemimo, dogovorili smo se to in to. Kadar govorite, se izogibajte pogovornega jezika (a štekaš, ful, ne me basat...) bodite prepričljivi in pošteni.

Uporabite pristop dveh zmagovalcev

Kadarkoli se pogajate, vedno stremite k temu, da sta z rezultatom pogajanj zadovoljni obe strani. Primer, kako se ne smemo pogajati: Nekoč sem prodajal škarje za rezanje žive meje. Kupcu sem rekel, da želim dobiti zanje 100 enot, on pa mi je zanje ponudil 80 enot. Meni se je to zdelo sprejemljivo in sem mu jih takoj prodal. Toda kaj se je zgodilo? Kupec je bil kasneje prepričan, da je škarje preplačal, saj se za ceno nisva pogajala. Čeprav jih je dobil res poceni, z nakupom ni bil zadovoljen.

Ne skoparite s časom

To pravilo boste najbolje razumeli na naslednjem primeru. Recimo, da kupujete televizor, ki stane 450 dolarjev. Kaj se bo zgodilo, če boste trgovcu takoj in brez ovinkarjenja ponudili 420 dolarjev? Verjetno bo vašo ponudbo v trenutku zavrnil. Če se vam ne mudi z nakupom, si vzemite čas in dovolite trgovcu, da vam televizor podrobno predstavi. Potem recite, da boste naslednji dan pripeljali še ženo. Ponovno prepustite besedo trgovcu in ne pozabite pohvaliti izdelka. In tretji dan pripeljite še prijatelja, ki se spozna na televizorje. Šele na koncu obiskov lahko rečete trgovcu: »Televizor je res dober, toda 450 dolarjev je kljub temu preveč.« Trgovec, ki je za vas porabil nekaj ur, vas verjetno ne bo kar tako pustil oditi.

Pred odločitvijo še enkrat premislite

Pred pomembno odločitvijo se ustavite, premislite in ocenite ponudbo. To velja tudi, kadar je ponudba za vas ugodna. Nasprotni strani lahko rečete, da morate zadevo prespati ali še bolje, da se morate posvetovati s partnerji. Nasprotniku morate dati občutek, da je nad vami nekdo, ki se mora s ponudbo strinjati. Naj nasprotnik postane vaš zaveznik v razmerju z vašim šefom ali partnerjem in skupaj poiščita najugodnejšo možnost. Vsekakor pa se pred sklenitvijo posla vprašajte, ali ste dosegli zastavljene cilje, ali sta zadovoljni obe strani in ali bosta obe strani lahko izpolnili dogovorjene obveznosti.

Spopadite se z mrtvo točko

Kadar z nasprotno stranjo ne morete skleniti dogovora, naredite odmor, še enkrat preverite svoje cilje in omejitve ter po potrebi zamenjajte pogajalsko skupino ali le posamezne člane. Če izhoda iz mrtve točke kljub temu niste našli, pokličite na pomoč posrednika.

Izogibajte se pogajanju po telefonu

Moj osnovni nasvet je, ne počnite tega! Slabost takšnega pogajanja je, da ne veste, katere dokumente ima morda vaš nasprotnik pred seboj. Poleg tega nikoli ne veste, ali bo zveza »zdržala« do konca pogajanj in ali ne bo nasprotnik morda »zaigral« prekinitve zveze. Če se kljub vsemu ne morete izogniti pogajanju po telefonu, po koncu pogajanj drugi strani obvezno pošljite zapis dogovorjenega.

Pogajanja lahko tudi zapustite

Kadar se nasprotna stran ne vede vljudno, pogajanja zapustite. Toda tega nikdar ne naredite v napadu jeze. Pred odhodom nasprotniku povejte, da ste se pripravljeni še pogajati, vendar pod drugimi pogoji. Če vas bo kasneje poklical on, si boste tako ustvarili boljši položaj. Kadar pa imate občutek, da nasprotnik ni pošten, razdelite pogodbo na več manjših in se pogajajte o vsakem delu posebej. Vsakič zahtevajte, da nasprotnik pismeno potrdi svoje obveznosti.