V nabavi se skriva veliko denarja

Zakaj je nabava ena najpomembnejših poslovnih funkcij v podjetju? Staro podjetniško pravilo pravi, da vaš tržnik ne more prodati izdelka tako drago, kot ga je vašemu nabavnemu referentu uspelo »poceni« kupiti. Ena izmed starejših raziskav, opravljena v Veliki Britaniji, je ugotovila, da približno 80 odstotkov prodajnega osebja v industriji formalno usposabljajo za pogajanja, obenem pa se je v isti raziskavi med nabavnimi referenti za pogajanja z dobavitelji izobraževal le en odstotek vseh, v raziskavo vključenih nabavnih referentov. Čeprav se v svetu in v Sloveniji stvari sicer premikajo na bolje, pa nabavnikom v primerjavi s prodajnim osebjem namenjajo manj pozornosti glede formalnega izobraževanja na delovnem mestu. Očitno pozabljajo, da denarni tok ne teče samo v smeri kupec-podjetje, temveč tudi v smeri podjetje-dobavitelj.

Strošek materiala in storitev pomeni za proizvodno podjetje največji del cene končnega izdelka (še zlasti v trgovskih organizacijah) in ima tudi največji trend naraščanja. Najkrajša in najširša definicija nabave pravi, da nabava zajema vse dejavnosti, za katere podjetje prejme račun od določenega dobavitelja. Če na nabavo gledamo kot na proces, ta zajema opredelitev potreb (s strani osebe, ki določen material potrebuje), izbiro dobavitelja, pogajanje o primerni ceni, določitev plačilnih in dobavnih pogojev (če niso določeni v letni pogodbi), naročilo in poznejše spremljanje izpolnjevanja naročila.

Komu prepustiti nabavo?

Najprej moramo podrobneje odgovoriti na vprašanje, katere so tiste dejavnosti, za katere podjetje prejme račun, in katere sodijo v področje nabavne službe oziroma nabavnika. Poznamo namreč nabavo materialov, nabavo storitev, nabavo osnovnih sredstev (mehanizacije, zgradb ) in nabavo finančnih storitev. Našteta področja lahko zaposlujejo vsaka po enega človeka ali vsako našteto področje zaposluje celo skupino ljudi, vendar najpogosteje omenjene nabave v manjših podjetjih obvladujeta ena do tri osebe. Te so direktor, nabavni referent in finančnik. Nekatera področja so v pristojnosti nabavnega referenta, v manjših podjetjih deloma tudi v pristojnosti administratorke, o nekaterih (tako imenovanih kritičnih odločitvah) pa odloča management oziroma lastnik podjetja na podlagi poglobljene analize, skratka - odloča se več ljudi naenkrat. Seveda je zahtevnost odločanja odvisna od vrednosti nakupa in od tega, ali gre za prvi nakup (nov material pri neznanem dobavitelju), prilagojen ponovni nakup (nov material pri znanem dobavitelju) ali takojšen ponovni nakup (nakup pri znanem dobavitelju), kar se v praksi pojavlja najpogosteje. Različne možnosti, ki nam jih ponujajo prav tako različni dobavitelji, je cela vrsta, zato odločitev med prioritetami, zahtevami in finančnimi možnostmi nikakor ni lahka in zahteva celega človeka tudi v manjših podjetjih. Ta mora biti usposobljen za ustrezno izvedbo nabave od takrat, ko dobi zahtevo do prevzema blaga in likvidacije računa, da o komunikativnosti, pogajalskih sposobnostih, računalniških znanjih in tehničnega znanja o proizvodnji sploh ne omenjamo.

Viri informacij

Čeprav ste ponavadi zasipani s propagandnim materialom, se po znanih Murphyevih zakonih (če lahko gre kaj narobe, bo tudi šlo) najpogosteje zgodi, da nimate informacij prav o izdelku ali storitvi, ki ga/jo v določenem trenutku najbolj potrebujete. Na tem mestu je dobro poudariti, da je dober nabavnik natančen in ima arhivirane tako notranje kot tudi zunanje vire informacij. Med notranje vire prištevamo evidenco letnih pogodb, evidenco cenikov (kjer pogodb ni), preteklih naročil, nabavnih cen, kartoteko dobaviteljev (kamor prilagamo tudi morebitne reklamacije) in seveda podatke o zalogah, da ne naročamo materiala, ki ga že imamo v skladišču. Zunanji viri informacij pa zajemajo propagandno gradivo (najbolje, da je zloženo glede na dejavnost), poslovne časopise, strokovne revije, kataloge, ki so v pomoč pri naročanju, različne poslovne imenike, ki so lahko v pisni ali elektronski obliki, rumene strani in podobno. Dobavitelje nabavnik spoznava tudi na sejmih, prek njihovega prodajnega osebja (trgovskih potnikov), pa tudi od sodelavcev, ki so strokovnjaki za določeno področje (predloge za nakup računalniške opreme bo, denimo, najbolje pripravil računalniški operater v podjetju). Stiki sodelavcev nabavnega referenta, ki so jih pridobili med vsakdanjim delom, v stanovskih združenjih, socialnih skupinah in med druženjem v raznih profesionalnih organizacijah, so koristni tako za nabavnika kot tudi za podjetje kot celoto.

Strategija nakupa

Preden dobavitelja izberemo s pomočjo omenjenih notranjih ali zunanjih virov, se moramo seveda vprašati, kakšno strategijo nakupa bomo sploh ubrali. Tako se pomanjkanju dobaviteljev, njihovemu nezadovoljivemu izvrševanju naših potreb ali njihovemu monopolnemu položaju lahko izognemo tako, da izdelek, ki ga potrebujemo, naredimo sami. Na takšno odločitev vplivajo predvsem cena izdelka, naše znanje, razpoložljivost lastnih finančnih virov in lastnih proizvodnih zmogljivosti. Določen stroj ali kakšno drugo osnovno sredstvo lahko tudi najamemo s pogodbo o lizingu, kar ima nekatere prednosti pred nakupom, in sicer so stroški znani vnaprej, tveganje je manjše (predvsem pri velikih naložbah), več kapitala nam ostane na voljo po pridobitvi opreme, ker se stroški razporedijo na daljše obdobje, pozneje pa se lažje odločimo za zamenjavo tako nabavljenega osnovnega sredstva.

In kaj storimo, če določenega izdelka ne moremo izdelati sami, če ga ni možno kupiti na domačem trgu oziroma je za nas enostavno predrag ali ne dosega želene kakovosti? Ena od možnih rešitev je, da dobavitelja poiščemo v tujini. Tukaj je vsekakor dobrodošel internet, in če nam uspe odpraviti slabosti nabave v tujini (komunikacijske ovire, daljši čas pogajanj, dodatna dokumentacija zaradi carinskih formalnosti, pravne razlike, razlike v specifikacijah in atestiranju), smo pred našo konkurenco v občutni prednosti zaradi veliko nižje cene izdelka, ki smo ga kupili v tujini (ekonomija obsega proizvodnje v gigantih), ali zaradi visoke tehnološke kakovosti kupljenega izdelka. Tukaj nam lahko pomagajo krajevni distributerji tujega izdelka s svojimi ugodnostmi in storitvami, obenem pa je tak distributer lahko tudi ovira. Še posebej takrat, ko deluje samo kot posrednik, pobere svojo maržo, pozneje pa ne ponuja nikakršnih posebnih storitev. Takšnih podjetij, ki služijo izključno z maržami iz ekskluzivnih pravic, medtem ko neposreden nakup pri proizvajalcu ni mogoč, v Sloveniji nikakor ne manjka.

Več v reviji Podjetnik, julij 2002