Varnost zaposlenih in zaščita podatkov

Ameriško investicijsko družbo Cantor Fitzgerald je napad stal (življenja) 700 zaposlenih. V atentatu je banka izgubila tudi vse dokumente, tako ali drugače povezane z upravljanjem s človeškimi viri - vključno s pogodbami o zaposlovanju, naslovi zaposlenih, posameznimi aranžmaji ... Skratka, vse v pepel, tudi družbene obveznosti o izplačilih v primeru smrti na delovnem mestu (za katera pa so že povedali, da jih bodo družinam izplačali).

Vse postopke v zvezi z upravljanjem s človeškimi viri (identifikacija pogrešanih, komunikacija z družinami ...) je družba po atentatu vodila iz Londona. V New Yorku so namreč pogrešali skoraj vse zaposlene in ni bilo dovolj (preživelih) kadrov, ki bi zadevo vodili na licu mesta. Le predstavljamo si lahko zmedo, če upoštevamo, da v Londonu niso imeli niti seznama zaposlenih v New Yorku, kaj šele, da bi vedeli, kaj se je z vsakim posameznikom zgodilo. Skratka, pretresljiva slika.

Na drugi strani pa se nam pojavlja popolnoma drugačna slika. Investicijska banka Morgan Stanley Dean Witter je bila ena izmed največjih najemnic svetovnega trgovinskega centra. V WTC imela 3700 zaposlenih in 2500 izmed teh je bilo v južnem stolpu, ki ga je zadelo drugo letalo in se je prvi sesul. Zaposleni so imeli svoja delovna mesta v "višavah" med 21. in 74. nadstropjem. Manj kot 10 zaposlenih je ostalo ujetih v stolpu, ko se je slednji porušil. Vsem drugim je uspelo zapustiti poslopje pred tem.

Na eni strani imamo torej primer, ko je atentat stal življenja skoraj vseh zaposlenih, na drugi pa primer, ko je uspela evakuacija 2700 zaposlenih zmanjšala število žrtev daleč pod en odstotek.

Naključje? Niti ne. Dean Witter je imel svoje prostore v WTC že leta 1993, torej tudi ob prejšnjem atentatu na slavno stavbo. Od tedaj so se zaposleni redno urili, kako izvesti evakuacijo v primeru nuje. Tovrstno urjenje je verjetno rešilo veliko življenj, in seveda omogočilo, da banki ni treba odšteti velike vsote odškodnin in množično iskati nove vodilne kadre.

Drugi primer izjemne pripravljenosti in organizacije - pa čeprav nekoliko drugačne - je pokazala investicijska banka Lehman Brothers, ki je uspešno evakuirala 618 ljudi iz severnega stolpa in pogreša le enega zaposlenega. Po napadu je njihova ekipa oddelka za upravljanje s človeškimi viri v New Yorku delala 24 ur dnevno, da so se prepričali, ali je vsak izmed zaposlenih prispel živ in zdrav domov. Vendar bi bilo nekaj takega nedvomno težko izvesti, če bi obstajal v banki le en vir podatkov o zaposlenih, ki je bil uničen med atentatom.

Nauki

Izkušnja v Ameriki nas uči predvsem dvoje. Prvič, pri upravljanju s človeškimi viri je treba premisliti tudi o najhujših možnih scenarijih. Predstavljajte si, da gre vaš podrejeni na službeno potovanje na Madžarsko, ima prometno nesrečo in v njej izgubi življenje. Ali imate v podjetju vse potrebne informacije, da se lahko v takšnem položaju znajdete?

Domačo telefonsko številko ima verjetno res vsako podjetje (če jih je seveda "ažuriralo" ob zamenjavi), vendar to kaj prida koristno, če je zaposleni živel sam. Prav tako ne daje najboljšega vtisa, da podjetje tovrstne zadeve sporoča po telefonu. Osebno posredovanje informacije je ob takih trenutkih predvsem človeški imperativ.

Pomembno vprašanje pa ni samo, kako sporočiti informacijo, temveč tudi, komu jo sporočiti. Če se zaposleni počuti slabo v službi in ga rešilec odpelje v klinični center na operacijo slepiča, ali veste, komu to sporočiti? Ali imate vse telefonske številke (službeno, mobitel, domačo) kontaktne osebe, ki ji boste to sporočili?

Pomembno je torej, da podjetje ne zbira samo informacij o zaposlenih, temveč da sistematično in vestno:

• zbira informacije o osebi, ki naj jo obvesti v primeru nesreče, slabega počutja in podobno;
• vse informacije v zvezi s človeškimi viri dovolj pogosto ažurira.

Zgled napada na WTC nam jasno dokazuje, da je takrat, ko se nekaj zgodi, treba hitro ukrepati - kar pomeni, da je treba imeti vse informacije že zbrane in pripravljene za uporabo. Samo tako bo namreč podjetje delovalo profesionalno, učinkovito in ne nazadnje tudi organizirano ter bo tudi navzven odsevalo sliko podjetje, ki skrbi za svoj človeški kapital.

Druga zadeva, na katero nas opozarja ameriška tragedija, je pomembnost varnega shranjevanja informacij. Če bi vaše poslovne prostore zajel požar, ali imate kopijo informacij, ki jih hranite v poslovnih prostorih, še kje drugje, denimo doma?

Informacijska tehnologija namreč omogoča, da lahko razmeroma zlahka naredimo kopijo vsaj tistih informacij, ki so shranjene v računalnikih - od pravilnikov, do osnutkov pogodb, zbirke podatkov o kupcih, zbirke podatkov o zaposlenih, finančnih in računovodskih izkazov ... Lažje boste namreč preverili vaše obveznosti v pogodbi, pa četudi nepodpisani in v računalniku, kot če boste brskali po spominu, ali še huje, prosili stranko za pojasnila, kakšne so natančno vaše obveznosti, izvirajoče iz omenjene pogodbe.

Na prvi pogled je vse to nepomembno zaradi pičle verjetnosti, da bi do tega kdaj prišlo. Vendar pomislite: ko bi vsi ti podatki še danes izginili in ostali le "v glavah" zaposlenih, ali ne bi bilo potem vaše podjetje kot "tabula rasa", prepuščeno na milost in nemilost znanju, ki ga (morda) želijo zaposleni ponovno vložiti vanj?

Razmišljajte torej strateško: ne osredotočajte se le na to, kar se bo najverjetneje zgodilo, temveč upoštevajte tudi manj verjetne (in manj ugodne) scenarije - in se ustrezno pripravite nanje: nekaj cederomov in nekaj ur za zbiranje podatkov o zaposlenih ter vzpostavitev sistema njihovega posodabljanja so mačje solze v primerjavi s tem, kar vas lahko doleti, če tega ne počnete sistematično. Ne odlašajte torej in se tej nalogi posvetite, na primer v petek popoldne, ko je tedenski živžav mimo.