Kako z najmanj posledicami zmanjšati število zaposlenih

Naš največji kupec je napovedal polovico manjši obseg poslovanja z nami, ker je kriza prizadela tudi njega. Za nas to predstavlja 20 % manjši obseg celotnega poslovanja. Samo s klasičnimi varčevalnimi ukrepi tega ne moremo prenesti, zmanjšati moramo število zaposlenih. Ker se med seboj vsi zelo dobro poznamo in se dobro razumemo, skupaj delamo že vrsto let, je to zelo boleča in odgovorna naloga. Imate morda kakšen nasvet, kako se tega lotiti, da bodo tisti, ki bodo ostali, lahko to preboleli in uspešno delali tudi v prihodnje?

Vaše vprašanje je v teh časih najverjetneje žal aktualno še v kakšnem drugem podjetju v naši državi, pa tudi širše. V takšnih primerih, ko se obseg poslovanja praktično čez noč zmanjša za petino, je hitro ukrepanje z zmanjševanjem obsega zaposlenih vsekakor nujno, sicer lahko pod vprašaj postavite obstoj samega podjetja. Ne vem, kako veliko je vaše podjetje, vsekakor pa bi ne glede na njegovo velikost priporočal, da bi najprej izbrali ključne kadre. To so tisti, brez katerih si zaradi njihovega odličnega dela ne znate predstavljati prihodnosti podjetja. Z njimi bi najprej naredili pogovor, na katerem bi jim predstavili položaj in jim povedali, da na njih računate zdaj in v prihodnje. Z njimi se tudi dogovorite, da je to zaupna informacija, za katero ne želite, da jo delijo z drugimi, ker želite nov položaj celotnemu kolektivu predstaviti sami. Z vodji, lahko tudi ob sodelovanju ključnih kadrov, v skladu z izračuni, naredite predlog krčenja kolektiva. Pri tem naj vam pomaga naslednje vprašanje: »Brez koga si podjetja nikakor ne znam predstavljati?«.

Za vsakega na tem seznamu navedite tudi argumente, svojo odločitev dobro utemeljite. Za vsakega, ki ga na tem seznamu ni, pa naredite analizo: katere so njegove naloge, kdo bo lahko prevzel posamezne naloge, kakšno dodatno obremenitev bo prevzem teh nalog predstavljal za tiste, ki jim bodo dodeljene. Na ta način boste prišli do optimalnega načrta za zmanjšanje števila kolektiva. Naslednji zelo pomemben del pa je usposobiti vodje za sporočanje neprijetne novice svojim podrejenim. Ker se v kolektivu dobro razumete, bo ta naloga za njih čustveno naporna. Predlagam, da za vodje naredite krajše usposabljanje s svetovalcem, lahko v obliki skupinskih treningov poslovnega in osebnega razvoja.

Ključno za dobre odnose v podjetju tudi v prihodnje je odprta in osebna komunikacija. Po vaši predstavitvi položaja celotnemu kolektivu naj vodje osebno sporočijo vsakemu od sodelavcev namero o odpovedi. Sodelavcem, za katere ni več prihodnosti pri vas, ponudite pomoč, tudi v obliki priporočil za prihodnje potencialne delodajalce ali s pomočjo pri sestavi dobrih vlog za novo zaposlitev. Morda bi tudi za njih lahko izpeljali skupinski trening poslovnega in osebnostnega razvoja, na katerem bi s svetovalcem pogledali, kako se soočiti z novim položajem.

Čas, v katerem zaposleni, ki jim bo prenehalo delovno razmerje v podjetju, še delajo, vpliva na vzdušje celotnega kolektiva. Sprejemanje ali obvladovanje sprememb poteka v sedmih fazah (imobilizacija, zanikanje, frustracija, sprejemanje, razvoj, aplikacija, dokončanje), ki so pri ljudeh lahko različno dolge. Nekateri v kakšni fazi tudi ostanejo, pravimo, da se »zataknejo« in procesa obvladovanja sprememb ne izpeljejo uspešno. Dobro je, da vsaj vodje dobro poznajo ta proces in faze obvladovanja sprememb, saj lahko z ustreznimi intervencijami, prilagojenimi posamezni fazi, vplivajo na to, da zastoji, ki se kažejo tudi na delovnem področju, niso predolgi in tako zmanjšajo vpliv, ki ga imajo na uspešno uresničevanje delovnih ciljev.