Kako izbrati najprimernejši sejem

Avtor: Renato Vindiš | Objava: 09.09.2005

Nihče ne more namesto vas določiti, kateri sejem je za vas najkoristnejši - raziskav se boste morali lotiti sami. Pri tem se oprite na nekaj osnovnih kriterijev in različne koristne vire informacij, med drugim na sejmih samih ...



V prejšnji številki Podjetnika smo govorili o zastavljanju ciljev, ki jih želimo doseči s predstavitvijo na poslovnem sejmu. Ko so cilji jasno opredeljeni, je treba izbrati tak sejem, ki bo kar najbolje pripomogel njihovem uresničenju. Poslovodstvo namreč snovalcem in organizatorjem sejmov v podjetjih vse prepogosto daje slabe razloge za razstavljanje. »Vedno smo se udeležili tega sejma,« je eden takih. Ali pa: »Naš konkurent se je že prijavil«. Izbor pa je še kako povezan s tem, kaj želi podjetje s sejmom doseči.  

Vrste sejmov 

Za pravilen izbor sejma je treba najprej poznati osnovne tipe sejmov.

Nadaljevanje članka je vidno samo naročnikom.

Na kratko: sejme delimo glede na geografsko strukturo razstavljavcev in obiskovalcev ter obseg dejavnosti, ki jih pokrivajo. Po kriteriju geografske pokritosti delimo sejme na mednarodne, nacionalne in regionalne. Glede na obseg poslovnih področij, ki jih pokrivajo, pa na univerzalne oziroma splošne poslovne sejme, sejme, ki pokrivajo več industrijskih segmentov, specializirane sejme, kongresne razstave in maloprodajne ali potrošniške sejme.  

Za mednarodne štejemo tiste sejme, na katerih razstavlja vsaj 10 odstotkov podjetij, ki nimajo sedeža v državi gostiteljici, in se jih udeleži vsaj 5 odstotkov tujih obiskovalcev, na sejmu pa se predstavljajo pomembne skupine izdelkov enega ali več industrijskih sektorjev. Pri nacionalnih in regionalnih sejmih ti kriteriji niso izpolnjeni, razlikovalni kriterij med slednjima je širša ali ožja geografska usmeritev v določeni državi. Konvencionalna modrost pravi, da so tudi nacionalni sejmi v večjih državah v bistvu regionalni, saj na svoje razstavne površine privabijo večinoma regionalno občinstvo. 

Ni enotnega pravila, kateri sejem z vidika geografske pokritosti naj podjetje izbere, da bo doseglo svojo ciljno skupino, pač pa je to v veliki meri odvisno od podatkov, pridobljenih z nadaljnjimi raziskavami- redkeje tudi položaja, ki ga ima podjetje v določeni dejavnosti, razpoložljivega proračuna ... Nemalokrat se zgodi, da mednarodni sejem v Nemčiji privabi več vaših ciljnih kupcev iz Danske kot podoben nacionalni sejem v Köbenhavnu. Velikokrat se zgodi, da je edini sejem, ki se ga udeleži določen kupec, v drugi državi, geografsko zelo oddaljen od njegovega sedeža.  

Lahko pa z vidika dejavnosti povemo, naj se podjetja izogibajo univerzalnim sejmom, ki vse bolj izgubljajo pomen. Najprimernejši so tisti sejmi, kjer je specializacija visoka. Taki sejmi so strogo usmerjeni - bodisi na določene izdelke, ciljne skupine kupcev, tehnike in procese - zato privabijo strokovne obiskovalce, ki so tematsko povezani z razstavljavci. Podjetja bodo zato na takih prireditvah verjetneje srečala verodostojno občinstvo (trgovce, proizvajalce, oblikovalce, svetovalce, novinarje ...) in s tem dosegla svoje cilje. 

Kriteriji in postopek izbiranja sejmov 

Vsak sejem je drugačen. Podjetje naj torej pravilno analizira posamezno sejemsko prireditev in oceni potencial morebitne udeležbe. Osnovni kriteriji, ki naj jih podjetje upošteva pri izboru, so zlasti:

-       Sejem naj podpira trženjske strategije in cilje podjetja, ustreza naj položaju, ki ga ima podjetje oziroma ga želi imeti na določenem trgu.
-       Dejavnost, ki jo organizator ponavadi določi z nomenklaturo - po eni izmed mednarodnih klasifikacij izdelkov - naj ustreza ponudbi podjetja,
-       Podjetje naj se na sejmu sreča s svojimi obstoječimi kakor tudi s potencialnimi odjemalci, s katerimi je že vzpostavilo stike.
-       Sejem naj bo primeren za pridobitev novih poslovnih stikov. 

Da bi zadostili tem kriterijem, je priporočljivo potencialne sejme najprej analizirati z vidika podatkov iz sejemskih imenikov, ki jih dobimo na spletu in v obliki tiskovin. Primerni viri so tudi strokovne publikacije, združenja in podporne organizacije. Po tej poti so na voljo številni podatki o organizatorjih sejmov, terminih, skupinah razstavljenih izdelkov in storitev, številu in strukturi razstavljavcev, obiskovalcev ... Na začetku bodite predvsem pozorni na vsebino, reference organizatorja, število že organiziranih sejmov, ugotovite, ali so razpoložljivi podatki revidirani, ter ali sejem omenja kdo iz strokovne javnosti.  

Podjetje naj na podlagi pridobljenih sekundarnih podatkov opravi predizbor sejmov, ki ga nato preveri pri naslednjih možnih skupinah, ki so si v zvezi z določenim sejmom že pridobila potrebne izkušnje:

-       Domača podjetja - obiskovalci in razstavljavci: Četudi gre za konkurente, boste najbrž presenečeni, saj vam bodo slednji ponavadi z veseljem postregli z informacijami. Ljudje radi govorimo o svojih stališčih, zakaj ne bi torej konkurentom ponudili možnost, da se postavijo v vlogo svetovalca? Praksa je, da imajo domača podjetja na tujem sejmu zelo dobre odnose, se pogosto srečajo in izmenjajo izkušnje.
-       Obstoječi in potencialni odjemalci: Povprašajte svoje (potencialne) odjemalce, katere sejme obiščejo oziroma nameravajo obiskati in kakšno je njihovo mnenje o določenih sejemskih prireditvah. Vaše obstoječe stranke so odličen vir za iskanje podobnih podjetij. Iskanje nasvetov vam ne bo le navrglo koristne informacije, pač pa lahko tudi pripomore k utrjevanju odnosov z vašimi partnerji.
-       Organizatorji sejmov imajo pomembne informacije za vaše učinkovito načrtovanje; navsezadnje je diferenciacija sejmov v razvitih državah visoka - med sejmom organizatorji s pomočjo vprašalnikov analizirajo obisk in zadovoljstvo razstavljavcev. Če do takšnih informacij ne bi mogli, je to slab obet. Na vašo zahtevo vam bo organizator poslal promocijske brošure ali katalog razstavljavcev zadnjega sejma ter vam odgovoril na vaša vprašanja.
-       Razstavljavci iz drugih držav. Pod drobnogled je treba vzeti tudi razstavljavce. Do seznama razstavljavcev ni težko priti, navedeni so v sejemskih katalogih.
-       Če je možno naj se podatki o strukturi obiskovalcev zberejo tudi za nekaj let nazaj. Z zbranimi podatki bo mogoče na daljši rok oceniti tudi trende spreminjanja strukture razstavljavcev, morda se pogovoriti s tistimi podjetji, ki so odpovedala udeležbo, ter poskušati razumeti njihovo odločitev. 

S postavljanjem ustreznih odprtih vprašanj bi morali na zgornjih podlagah razčistili med drugim to, ali določen sejem na svoje razstavne površine privabi primerno ciljno publiko. Ne glede na to, koliko denarja boste vložili, bo ta namreč šel v nič, če se ne prepričate, ali z udeležbo na določenem sejmu zares naletite na zadostno število tistih obiskovalcev, na katere so usmerjeni vaši izvozni napori.  

Sejem prej obiščite 

Veliko podatkov boste lahko zbrali že na podlagi sekundarnih virov. Ker je tak pristop do neke mere teoretičen, predlagamo, da izbrani sejem ali sejme obiščete, jih preučite še skozi oči obiskovalca in s tem pridobite še zadnje neposredne informacije, ki bi vam utegnile pomagati pri sprejemanju odločitev. Tako se boste najbolje izognili napakam ter z njimi povezanimi nepotrebnimi stroški. Če se sejem izkaže za neprimeren, žrtvujete le čas in potne stroške, kar je malo v primerjavi s stroški morebitne napačne odločitve. 

Obisk sejma nikakor ne gre jemati za turistično ekskurzijo. Oči obiskovalca naj bodo široko odprte. S pozornim opazovanjem je mogoče ugotoviti, ali je sejem dinamičen in zanimiv, ali držijo pridobljene informacije iz sekundarnih virov, kdo so razstavljavci in ali se izdelki podjetja res ujemajo s konceptom prireditve, katere so najudarnejše in/ali najprimernejše lokacije, kakšni so trendi in povpraševanje. Ogledate si lahko, kako delujejo razstavljavci, kakšen je splošen nivo in kako se sklepajo stiki in morebitni posli, katera promocijska orodja se uporabljajo in kakšna je kakovost storitev, ki jih ponuja organizator.  

Sam ogled pa ne bo dovolj. Bistvena je komunikacija. Nikar ne zamudite priložnosti za pogovor z razstavljavci. Tem brez zadržkov pojasnite vaše namere. Mnogi bodo z vami radi delili izkušnje, ki jih imajo s sejmom. Pozanimajte se, kateri so tisti dnevi in/ali obdobja, ko obisk na sejmu pade. Razstavljavci v takih trenutkih najbrž ne bodo obremenjeni s poslovnimi pogovori, klepet z vami bo neobremenjen in zanje lahko celo dobrodošel. Predlagamo, da obiščete tudi razpoložljive obsejemske prireditve (konference, posvete in podobno). Ne zamudite niti neformalnih družabnih srečanj. Organizatorji večkrat priredijo spoznavni večer, na katerem so lahko pogovori ob sproščenem vzdušju veliko pristnejši.  

Z obiskom na sejmu obiskovalec gotovo pridobi koristne informacije. Na podlagi slednjih bo odločitev lažja, pridobljene pa bodo tudi koristne izkušnje za čim boljšo morebitno pripravo na sejem. Več o tem pa v naslednjih prispevkih.     

 

       

Pomembnejši viri informacij o sejmih na internetu 

Nekaj baz podatkov o sejmih v EU ali iz celega sveta. Iskanje je večinoma mogoče po izdelkih, državah, nazivih sejmov in ključnih besedah. Pretežni del podatkov in registracij je brezplačnih. Mnoge strani vključujejo tudi splošne novice.  

IME SPLETNEGA DIREKTORIJA SPLETNI NASLOV
   
Trade Show News Network http://www.tsnn.com
Exhibitions-World http://www.exhibitions-world.com
Exhibition industry information http://www.expo24-7.com
Expodatabase http://www.expodatabase.com
Auma http://www.auma.de
TSCentral http://www.tscentral.com
Expocentral http://www.expocentral.com
EventsEye http://www.eventseye.com
ExpoWorld.net http://www.expoworld.net
Europages http://www.europages.net
 

Naročite se na brezplačni mesečni svetovalec "Od ideje do uspeha"