Ustavite govorice!

Avtor: Ksenija Špiler Božič, Sabina Špehar Pajk | Objava: 20.09.2004

Če zaposlenim ne ponudite svežih informacij, si izmislijo govorice!



Denimo, da že teden dni ostajate v pisarni pozno v noč. Nenavadno velikokrat sestankujete z vašim računovodjem. Med tem si ne vzamete običajnega odmora za kosilo. K vam prihajajo poslovni partnerji, ki jih vaši sodelavci, vajeni le stalnih strank, še nikoli niso videli. Odpovedali ste kolegijski sestanek. Na oglasne deske pa že ves mesec niste obesili nobene nove informacije. Je podjetje v težavah? Bi zaposlene moralo skrbeti? »No, ta je pa dobra,« odgovorite z nasmeškom. V resnici se je likvidnostno stanje podjetja močno izboljšalo. Imate veliko prilivov in poplačanih starih terjatev. Zato z računovodjo in finančnimi svetovalci delate načrt, kako in kam čim hitreje ter donosneje naložiti vaš denar. Nobenega razloga za paniko, torej.

Že, že, za vas! Za vaše zaposlene pa niti malo. Če nimajo informacij, kaj se v podjetju dogaja, si vašo molčečnost, zamišljenost in svetovalce razložijo po svoje. Običajno z bolj črnim scenarijem od zgornjega. Če zaposlenim ne ponudite svežih informacij, si izmislijo – govorice.  

Strah pred neznanim  

Nadaljevanje članka je vidno samo naročnikom.

Razlogov za nastanek govoric je na tisoče. Zadostuje že neprijeten občutek, da se v poslovni rutini odvija nekaj drugače, kakor so zaposleni navajeni, in že sprožijo val govoric. Te jim pomenijo ventil za sproščanje negotovosti. Strah pred neznanim je torej odlična hrana za govorice. Z odgovori na spodnja vprašanja boste preverili, koliko možnosti dajete zaposlenim, da se hranijo z govoricami.

·  Kdo je v vašem podjetju odgovoren za informiranje?
·  Naštejte tri vaše najučinkovitejše metode informiranja v podjetju in razmislite, zakaj so najučinkovitejše?
·  Bi lahko način informiranja izboljšali?
·  Katere dneve v mesecu imate rezervirane za redne informativne sestanke?
·  Veste, o katerih temah bi vaši sodelavci radi več podatkov?
·  Poznate načine komunikacije, ki so vašim sodelavcem najljubši?
·  Dobijo vsi vaši zaposleni enako količino in kakovost informacij? 

Strup za govorice 

Najboljši napad na dezinformacije so informacije. In najboljši protiudarec govoricam je resnica! To velja tako v primeru, ko so se govorice že razpasle kot tudi v primeru, ko želite pojav govoric zajeziti vnaprej. Kako boste ravnali v prvem primeru?

Spregovorite! To je prvo pravilo. Ko ste že soočeni z govoricami, nikar ne molčite. Čim vsaj na hitro razmislite o najboljših protiargumentih, da se soočite z govoricami. Svoje argumente vztrajno ponavljajte. Ne izmišljujte si vedno novih, saj ne boste več prepričljivi. Drugič: otresite se strahu pred pogovorom o govoricah, za katerega veste, da bo naporen. O tem, kako upravljati s čustvi v takšnih neprijetnih okoliščinah, smo že pisali. In tretjič: govorite resnico. Ne bojte se, da bi situacijo samo poslabšali, če bi sodelavcem povedali resnico. V vseh ostalih točkah ravnajte pri pogovoru o že razširjenih govoricah tako, kakor vas vodijo napotki za preprečevanje le teh.  

Spodkopljite teren govoricam  

Odprta in redna komunikacija z vašimi zaposlenimi je nedvomno najboljša preventiva pred govoricami. Vlagajte vanjo. Če sistema odprtega in rednega komuniciranja (informiranja) še nimate, ga postavite. Ni pomembno, kako ga boste imenovali (kolegijski sestanek, tedenski sestanek tima, poročanje ipd.), pomembno je, da postane ustaljena praksa. Vsaj na štirinajst dni. Če zaposlene o poslovanju podjetja že obveščate redno, je to sicer dobro, nikakor pa ni dovolj! Sploh, če po takšnih srečanjih spet izginete v svojo pisarno in do naslednjega tedna »zaprete« vrata pisarne. Da bi preprečili govorice že pri temeljih, izkoristite vsak trenutek za komunikacijo z zaposlenimi, tudi za neformalni pogovor. Pravzaprav iščite priložnosti za to, da bi se s sodelavci kar največ pogovarjali! Naj vas ne zadržijo izgovori, da ste ravno zdaj preutrujeni ali nerazpoloženi za debato! Niti sogovornikov ne smete posebej izbirati. Če namreč z nekaterimi govorite odprto ali pogosteje, z drugimi pa ne, bo to sprožilo še zahrbtnejši plaz govoric. Kako pa boste dosegli, da bo vaša redna in odprta komunikacija tudi učinkovita? Tako učinkovita, da bo spodkopala teren govoricam?  

1.  Na informiranje se pripravite.
Najprej se vprašajte, kaj želite z informiranjem doseči. Nato prilagodite vsebino informacije poslušalcem, da jim bo razumljiva. V tretjem koraku pripravite pisni ali slikovni material, ki bo podprl vašo ustno informacijo. Izberite pravi čas in prave osebe, ki morajo informacijo dobiti od vas. Pazite, da pri informiranju koga ne izvzamete. Na koncu pa še razmislite, kako boste preverili, ali so sodelavci sporočilo sprejeli in ga razumeli.

2.  Ko informirate... bodite kratki in jedrnati.
Povejte bistvo. Povejte že na začetku, da boste govorili o dveh, treh ali petih stvareh in govor tako tudi oblikujte: »Prvič..., drugič...«, itd. Izogibajte se preobilici informacij. Sodelavci bodo v tem primeru izgubili rdečo nit, hkrati pa jim ne bo jasno, kaj je bolj pomembno in kakšne so prioritete. Informacije predstavite v matematičnem jeziku – s številkami, grafi, primerjavami. Da informacijo le pošljete, pa ni dovolj. Še preveriti morate, ali so jo sodelavci razumeli. In jih pri tem pozorno poslušate. Odgovorite na njihova vprašanja. Pravzaprav jih spodbujajte k vprašanjem, saj lahko tudi prek teh odkrijete, ali ste bili z informiranjem razumljivi in ali se ni že kje razpasla spet kakšna nova govorica. Če na katero od vprašanj nimate odgovora, povejte, kdaj ga boste dali. Ključne informacije podkrepite še s pisano besedo, v obliki elektronske pošte, obvestila na oglasni deski, v biltenu, hišnem časopisu itd., nikoli obratno. V osebni komunikaciji je namreč manj možnosti za nejasnosti in s tem nastanek govoric kakor v pisni.

3.  Po informiranju ...
Kadar ni mogoče, da bi obvestili vse naenkrat, organizirajte več srečanj v najkrajšem možnem času, a se držite istega scenarija, tako da bodo vsi dobili iste informacije. Ključnim posameznikom v podjetju, ki bodo informirali navzdol, ponudite možnost, da se pripravijo enako dobro, kakor ste se sami. Če je potrebno, informacijo še večkrat ponovite ob drugih priložnostih ali drugim osebam.    

Prednosti preventive 

Govorice znižujejo produktivnost v podjetju, da o demotivaciji in konfliktih sploh ne govorimo. Že majhen vložek v odprto in redno komunikacijo, ki smo ga predstavili, je velik in praktično brezplačen obliž za razdiralne govorice. Čemu bi jim torej sploh dali možnost, da se pojavijo?  


Naročite se na brezplačni mesečni svetovalec "Od ideje do uspeha"
Vpišite vaš e-naslov: *